Повечето хора в бизнеса редовно подават документи като прикачен файл в имейл. Най-добре е обаче да създадете хубава папка за пощенски съобщения. Вашата цел при писането на какъвто и да е документ за бизнес цели е да включите информация, която се изисква от другата страна, на професионален език. Това не означава, че езикът трябва да бъде висок или неясен. Ако тези, които ще прочетат документа, може да не разберат напълно, помислете за създаването на отделна страница с обозначена информация, за да обясните основния документ.
Съберете цялата информация, необходима за вашия документ. Дайте ясна информация в документа с размер на шрифта, който другите могат лесно да четат. Експериментирайте с размери на шрифта и стилове за печат, за да създадете добро визуално впечатление. Помолете някого, на когото имате доверие, да прегледа документа, преди да го изпратите.
Поставете името, заглавието и отдела на лицето, което ще получи документа. Включете името на автора на документа, имейл адреса и телефонните номера за контакт. Напишете този вид информация в горния десен ъгъл на заглавната страница или центрирайте тази информация в долната част.
Напишете резюме, в което се посочва каква информация доставя документът. Например, заявете, че документът е оферта за договаряща работа. Ограничете изпълнителното резюме до половин страница или по-малко. Напишете този раздел като че ли читателят няма представа за каквато и да е информация, предоставена в документа. Обобщението трябва да предоставя информация, която лицето, което получава документа, може да се наложи да сподели с други лица.
Предложете информация за проекта, който искате да обсъдите, като започнете с най-важната информация. Включете интереса на читателя и се опитайте да го задържите през всеки параграф. Бизнес документите са склонни да стават скучни с прекалено много думи. Създайте подзаглавия, за да представите информацията по по-интересен начин.
Нарисувайте картина с думите си. Помогнете на читателя да визуализира точките, които се опитвате да направите, като използвате език, който описва какво трябва да се случи.
Внимание
Напишете всеки бизнес документ за нивото на образование на читателя. Ако възнамерявате да наемете компания за изкопни работи, за да изтеглите мръсотия от строителна площадка, използвайте език, който компанията би използвала в ежедневните си операции, а не научно описание.
