Често е рентабилно за работодателя да поиска от служителите да управляват собствените си коли, когато работят, вместо да инвестират в собствените автомобили. Това обаче налага на служителя разходи. Организациите често плащат компенсации за пробег, за да привлекат и запазят добри работници. Следвайки насоките за вътрешна данъчна служба за възстановяване на разходите за експлоатация на автомобила, базирани на пробег, работодателят и служителят имат значителни данъчни предимства.
Основи на възстановяване на пробег
Всяка година IRS публикува актуализирана стандартна ставка за възстановяване на дължимите данъци. Цената отразява средната стойност на експлоатацията на моторни превозни средства като автомобили, микробуси и джипове. Например стандартната ставка за 2015 г. е 57,5 цента на миля. IRS определя скоростта на ниво, което покрива не само бензина, но и нормалните оперативни разходи, включително застраховка, лицензи и поддръжка. Работодателите могат да проследят действителните разходи за превозни средства, но като цяло не са, тъй като използването на стандартната ставка прави ненужното допълнително водене на документация. Стандартната ставка не обхваща елементи като такси за паркиране или пътни такси. Работодателите могат да възстановят тези разходи като бизнес разходи, но те трябва да се обработват като отделни позиции.
Допустими бизнес пътувания
Работодателите могат да плащат само освободени от данъци възстановявания за пробег за шофиране, свързано с работата. Това означава, че служителят може да не прави лични поръчки и все още да претендира за пътуването като за бизнес разходи. Например, пътуване за срещи с клиенти е приспадане, но предприемането на странично пътуване, за да се направи личен банков депозит, не е. Освен това, пътуването между работата и дома всеки ден не се приспада. Понякога работодателите заплащат пробег, особено за дълги бизнес пътувания. Когато това е направено, служителят трябва да върне неизползваната сума.
Проследяване на бизнес пътувания
Изискванията за възстановяване на разходите за пробег на IRS са прости, когато се използва стандартната ставка. Това е така, защото стандартната ставка покрива всички нормални оперативни разходи, така че от работодателя не се изисква да следи разходите като газ и ремонт. Служителят трябва да предостави информация за пътуване, свързано с работата. Те обикновено водят дневник за пробег и трябва да го изпращат за реимбурсиране по редовен график. Всеки запис в дневника трябва да включва началните и крайните показания на километража. Вписванията трябва също да съдържат кратко описание на целта и дестинацията на пътуването.
Възстановяване и данъци
Ако работодателят заплати на работника повече от разрешената сума, превишението е облагаема компенсация и трябва да отиде на работното място W-2 като такова. В противен случай, възстановяването на пробег е приспадаем бизнес разход за работодателя. Служителят няма данъчно задължение за възстановяване до стандартната ставка, а парите не се отчитат като компенсация на W-2. Когато работодателите решат да платят по-малка сума, служителите могат да отпишат разликата върху своите данъчни декларации.
