Въпреки технологичния напредък в областта на електронната комуникация, факс апаратите остават важен метод за разпространение на документи от 2015 г. Факс кориците служат за важна роля при предупреждаване на получателите за това кой трябва да получи факса и какво е в него.
Подател и приемник
Една от основните функции на корицата на факса е да идентифицира подателя и получателя на документа. Докато покривните листове са по избор, липсата на основна информация за контакт може да доведе до загуба на предавания. Ако желаният получател не вземе факса, сигналът „Получател“ на покриващия лист помага на документа да стигне до точния човек. Освен това получателят на факс, който разпознава името на подателя, може да адресира документа по-бързо. Много компании разполагат с шаблонни факс покривни листове с техните имена и лога, които вече са отпечатани на страницата.
Подробности за документа
Типичният покриващ лист за факс също има раздел за причината за изпращане на факса или коментари по него. Този раздел е полезен, когато подател има притеснения относно това дали някой ще приеме предаването сериозно. Ако даден бизнес подаде предложение за нежелана оферта, например, корицата може да посочи ползата за получателя от четенето на материалите. Подробности за документите може също да напомнят на получателя, че изпратените по факс материали следват предишна дискусия или споразумение.
Дата и номера на страницата
Датата на предаване и броят на изпратените страници също са общи елементи на корицата. И двете са важни за воденето на отчетност и точността. Датата на факс позволява на подателя да докаже, че е изпълнил конкретен срок за подаване на заявка. Броят на страниците в факса е много важен за защита срещу непълни предавания. Може да се появи корица, "5 страници, включително корицата." Това предупреждава получателя, че предаването трябва да съдържа общо пет страници. Ако някой липсва, получателят може да предупреди подателя за непълния документ.
допълнителни детайли
Заглавната страница на факса също се използва за предаване на неприкосновеността на личния живот и сигурността с определени документи. Държавните агенции, финансовите институции и юридическите служби са сред организациите, които могат да имат декларации за поверителност или поверителност на корицата. Това изявление предупреждава получателя за деликатния характер на приложението и спомага за гарантиране на отчетността при опазването на поверителните документи. Факсовете могат също така да обвържат получателя с договорни или регулаторни изисквания. Някои компании използват факс предавания за изпращане на документи, подобни на мемо, и включват само заглавния лист с резюме или кратко съобщение на една страница.
