Документите за разговорни точки изброяват ключови факти и идеи по конкретна тема или събитие. Използвани широко в връзки с обществеността и комуникации, вестниците помагат на онези, които носят отговорност за разговорите с обществеността, да предоставят ясна, точна и последователна информация. Документите за разговорни точки се използват и за да се достигне до обществеността, за да се предостави информация и да се отговори на обществените запитвания по време на кризи. Чрез "говоря с един глас", използвайки обща книга за разговори, една организация може да увеличи ефективността на своята комуникационна програма.
Писане на книга за говорими точки
Преди да започнете работа с вашия доклад, ще трябва да сте сигурни, че разполагате с точна информация. Потърсете тези, които са най-тясно ангажирани. Например, ако трябва да създадете точки за обсъждане на бюджетен проблем, да говорите директно с висш ръководител с надзор на бюджета. Не разчитайте на уста на уста. Задайте на вашия източник подробни въпроси и поискайте тя да не се опитва да „превърта“ или да изчисти детайлите. Уверете се, че сте взели подробни бележки.
Документът, в който се говори, ще се състои от поредица от точки, всяка с една или повече изречения след нея. Няма нужда от въведение или друг текст. Заглавие: „Информация за обществеността“. Не маркирайте вашите говорими точки като "поверителни". Вие не се опитвате да скриете нищо, а информацията за разговорната точка е за обществеността.
Започнете с факти: кой, какво, къде и кога. Поставете се на мястото на човек, който не познава вашия бизнес или организация, неговата история или скорошни дейности. Първата ти точка трябва просто да изложи фактите на ситуацията. Например: "На 1 юли компанията X ще намали 30% от вътрешната си работна сила в заводите в Орегон и Айдахо". Тази основна информация е предоставена в точките за обсъждане, така че тези, които предоставят информацията, не случайно не правят фактическа грешка, което води до объркване.
Следващите няколко патрона трябва да предоставят по-подробна информация за процеса или дейността. Ако вашите говорими точки отговарят на негативно събитие, споделете положителна информация, но не се опитвайте да подценявате негативите. Медиите и обществеността ще искат информация за подробностите. Например: "Какъв е процесът за уведомяване на работниците, когато те ще бъдат прекратени? Ще има ли обезщетение или преквалификация?" Опитайте се да предвидите тези въпроси и да имате готови отговори. Не забравяйте, че формулировката, която избирате за всяка от тези точки, ще бъде използвана повторно от онези, които предоставят новините.
Крайните точки от разговорните точки трябва да се съсредоточат върху същественото послание, което искате вашият говорител да напусне. Това може да бъде ключов факт, план или визия. Например: "Ние сме натъжени от проблемите, които познаваме, че семействата ще се сблъскат с това решение, но се надяват с икономическото възстановяване, че това ще бъдат краткосрочни съкращения". В никакъв случай не включвайте в разговорите си точки, които не искате вашият говорител да прави. Говорите не са лични документи и могат да бъдат прочетени от медиите.
След като приключите с разговорите си, се срещнете с участниците и с висшите ръководители във вашата организация за преглед. Включете обратна връзка и разработете списък за разпространение, включващ онези, които вероятно ще бъдат помолени да говорят или да споделят информация с обществеността. Това може да включва изпълнителната власт или участващия лидер, говорител, други, участващи в комуникацията във вашата организация, и персонал с роли, които включват обществеността.
Съвети
-
Бъдете честни и ясни. Дръжте точките си къси. По-малко точки са по-добри. Говорещите могат да запомнят само няколко точки в даден момент.
Внимание
Никога не поставяйте информация в точките за говорене, които не искате да бъдете оповестени. Не прекалявайте с положителните.
