Повечето компании изготвят годишен бюджет, който често се нарича годишен план. Висшето ръководство, и по-специално главният изпълнителен директор, отговаря за одобряването на окончателния бюджет, който след това се превръща в наръчник за експлоатация на компанията. Процесът на одобрение понякога може да отнеме повече време от подготовката на самия бюджет, тъй като трябва да се вземат трудни решения за приоритизиране на разходите. Вземането на тези решения изисква значителна дискусия между ръководния екип.
Консолидиране на бюджета
В корпорации, които са достатъчно големи, за да имат отдели или поделения, ръководителите на тези функционални звена са отговорни за изготвянето на собствени бюджети, които представят на финансовия отдел. Бюджетните ведомства се консолидират от финансовия персонал, за да се създаде бюджет за компанията като цяло. Процесът на бюджетиране често започва с висш мениджмънт, който предоставя насоки на дивизионните ръководители да използват, като например предположения за това каква ще бъде икономическата среда през следващата година. Дали бюджетът на мениджъра се одобрява или не, често е функция на това, доколко тя следва дадените насоки. Ако висшето ръководство се опитва да намали разходите, мениджър, който предлага 20% увеличение на разходите за своя отдел, най-вероятно ще трябва да преразгледа бюджета си.
Преглед от финансовия персонал
Финансовият отдел извършва първоначалните прегледи на бюджетите на отдели. Те анализират предложените разходи, или в случая на отделите за производство на приходи, предположенията, използвани за изготвяне на прогнозата за приходите. Те търсят значителни различия от миналогодишния бюджет. Тяхната цел е да се уверят, че всеки бюджет е разумен и постижим. Те също така искат да идентифицират потенциални бюджетни съкращения, в случай че висшето ръководство реши, че общите предложени разходи за компанията са твърде високи.
Преглед от висшето ръководство
Висшето ръководство разглежда консолидирания бюджет и решава дали прогнозите за приходите и печалбата са в съответствие с целите, които са поставили за предстоящата година. Ако прогнозираната печалба е под очакваното, компанията трябва или да определи начини за генериране на допълнителни приходи, или да направи съкращаване на разходите, за да подобри печалбата от дънната линия. Анализът, предоставен от финансовия отдел, е изключително полезен, за да им помогне да идентифицират областите, които се нуждаят от допълнително обяснение от ръководителите на отделите - или разходите, които изглеждат твърде високи и могат да бъдат съкратени.
Дискусия с мениджъри на дивизии
Висшето ръководство се среща с всеки ръководител на отдела, понякога с присъстващ член на финансовия персонал, за да разбере по-добре бюджетните искания, които мениджърът е подал. Мениджърът на дивизията трябва да е готов да защити исканията си. Висшето ръководство трябва да прецени последиците от големите бюджетни съкращения. Намаляването на маркетинговите разходи например може да има неблагоприятен ефект върху бъдещите приходи. Висшето ръководство има трудната задача да се увери, че всеки отдел разполага с ресурсите, от които се нуждае, за да функционира ефективно, като същевременно поддържа общите разходи достатъчно ниски, за да може компанията да поддържа рентабилност.
Осъществяване на трудни решения
Мениджърът на отдел може да не е доволен от окончателния си бюджет, ако види, че висшето ръководство е направило значителни съкращения. Но се надяваме, че висшето ръководство е съобщило причините за тези трудни решения. Когато процесът на одобрение на бюджета приключи, всеки мениджър трябва да се чувства справедливо третиран. В идеалния случай той смята, че разполага с достатъчно ресурси, за да постигне целите на ведомството си и в резултат на това е готов да даде максимални усилия през следващата година.
