Той е от полза за професионалистите да имат силно разбиране за бизнес писането, особено ако са в административна позиция. Когато шефът ви поиска да напишете нещо в бизнес форма, като например бележка, трябва да знаете правилния начин да го направите. В противен случай няма да имате въздействието, което желаете върху получателите. Можете да избегнете този сценарий, като знаете как да напишете бележка в стандартен бизнес формат.
Създайте бележка, която включва всички раздели за стандарти, които включват заглавието, целта, дискусията и затварянето, съветва Hodu.com. Резюмето е раздел по избор.
Настройте заглавието на вашата бележка. Всички бележки ще имат стандартно заглавие, което включва четири реда, които ще бъдат обозначени като „До“, „От“, „Дата“ и „Тема“.
Попълнете заглавието на Вашата бележка. След „До“ напишете на кого се разпространява писмото, като конкретно лице, група хора или отдел. След „От“ поставете името си или името на лицето, за което пишете писмото, например шефа си. Въведете датата на разпространение след думата „Дата“. Включете няколко думи, които обобщават целта на бележката в реда „Тема“.
Въведете кратък параграф, който обяснява целта на бележката в няколко изречения. Документът може да е по информативни причини, да обясни проблема или да поиска дадено действие от получателите.
Обсъдете подробно целта на бележката в следващите няколко параграфа. Не давайте ненужна информация или не се повтаряйте, но предлагайте достатъчно подробности, за да могат всички получатели да разберат причината за нея и нейната важност.
Напишете действието, ако има такова, което трябва да бъде взето от получателите в заключителния параграф. Обяснете какво трябва да се направи и как да го постигнете.
Добавете обобщен раздел в края на бележката си, ако той е по-дълъг от една страница или съдържа много подробна и сложна информация. Това ще ви помогне да изясните целта на вашата бележка и да дадете на получателите препратка, за да погледнете назад, без да се налага да четете отново цялата бележка. Включете всички ключови точки, както и всички действия, които трябва да бъдат предприети, в раздела за резюме.
