Искането за одобрение за проект или голяма покупка може да бъде раздразнително и разочароващо. Въпреки това, с правилната формулировка и отношение, вие сте по-склонни да получите зелена светлина, от която се нуждаете. Изследванията също са ключови: трябва да знаете точно какво искате, да знаете какво ще бъде въздействието върху вашата компания и да можете да го обясните с термини, които шефът ви разбира. Специфично и добре написано писмо с искане може да направи дълъг път към превръщането на вашата идея или проект в реалност.
Проучване на Вашето предложение
Първата стъпка във всеки процес на одобрение е изследване на това, което ви трябва. Ако искате нова компания, проучете точно какъв тип превозно средство искате, колко ще струва и как отговаря на нуждите на компанията. Не правете общо изявление за това, което искате да бъде одобрено. Получателят на вашето писмо е по-вероятно да реши в ваша полза, ако е ясно в писмото ви, че сте направили усилие да разберете какво е най-добро за компанията. По-важното е, че колкото по-конкретни сте, толкова по-вероятно е тя да ви бъде удобна да ви даде одобрение за проект или покупка, защото тя ще знае точно какво ще правите след одобрението.
Форматирайте правилно писмото
Започнете с обръщение към шефа си по име и заглавие (например, вицепрезидент Смит). Ако случайно не знаете кой ще чете писмото, адресирайте писмото до неговото заглавие (например, „Уважаеми Комисар”)., Често можете да намерите това на уебсайта на организацията или като вдигнете телефона и поискате името му.
След това въведете покупката или предложението, които искате да бъдат одобрени. Опитайте се да направите това в първото изречение на вашето писмо. Това ще позволи на читателя да има ясна представа за това, което предлагате веднага, и да й даде контекст за останалата част от писмото. Това също й позволява да знае, че знаете точно какво искате.
Пример:
Уважаеми Надзорник, Каннигам,
The Castle Rock гимназия маршируване група се нуждае от нови униформи.
Дайте подробни примери
След това обяснете защо трябва да предприемете действията, които предлагате. Дори и да изглежда очевидно, защо е необходима покупка, обяснете подробно нейната обосновка. Ако получателят на писмото ви не вижда основателна причина за действието, предложено в писмото, то ще се провали. За да направите това, е необходимо само няколко изречения.
Пример:
Последно купихме униформи през 1992 г., а сегашната колекция е много дрипава и износена.
Продължете, като посочите всички причини, поради които предложението би било от полза за вашата компания.Става въпрос за това какво ще свърши работата ви за компанията, а не защо лично смятате, че предложението е важно.
Пример:
Оркестърът представя нашето училище в паради, футболни мачове и други обществени събирания. Новите униформи ще поставят нашето училище в много по-положителна светлина.
Сега трябва да плащаме на шивашката компания хиляди долари всяка година, за да поддържаме старите си униформи. Новите ще премахнат тези такси.
Наличието на нови модерни униформи би увеличило значително морала на цялата група, което обикновено води до по-високи оценки за всички студенти.
Завършете с ценна информация
Завършете писмото си с вашето име, имейл адрес и телефонен номер и поканете читателя да се свърже с вас с всякакви въпроси относно писмото или предложението. Ако е приложимо, отбележете и датата, на която се надявате, че ще получите отговор на молбата си. Когато приключите с писмото, то трябва да бъде не повече от една страница, освен ако нямате основателна причина да продължите към втора страница (като много сложно предложение, което изисква продължително обяснение или дълъг списък с причини за това Вашето искане ще бъде от полза).
Пример:
Ако имате някакви въпроси, аз съм щастлив да се срещна с вас по всяко време.
Благодаря ти,
Бен Уорън, директор, [email protected] 555-1234
Последни съвети
Винаги пишете по уважителен и формален начин. Например, вместо да каже "Би било чудесно за компанията, ако можем да си купим няколко нови принтера", напишете нещо подобно на: "Ако компанията купи пет нови принтера, това ще е от полза за примера, защото …" Ако вече не се изисква, помислете за отпечатване и ръчно доставяне на вашето писмо, вместо да го изпратите на получателя. Тя ще покаже, че наистина се интересувате от вашето предложение и ще е по-вероятно той да си спомни своевременно да отговори на писмото.
Имайте предвид, че добре написаното писмо за одобрение може да не ви отведе навсякъде - получателят може да реши, че самото предложение е проблемът. В този случай ще трябва да измислите изцяло нова идея или да изчакате времето си, докато опитате отново.
