Срещата може да бъде дефинирана като процес на съвместна работа, предназначен да отговори на кой, защо, как и каква конкретна цел. Характеристиките на неефективните срещи включват пасивни участници и повръщане на вече дискутирани теми. Ефективните срещи по същество са противоположни на това. Ефективните срещи могат да повишат производителността, морала и печалбите на служителите.
функция
Петте стъпки за подготовка и провеждане на ефективни срещи, известни още като петте P, са: цел, план, участници, участие и перспектива, забележете Дейвид Утрин и Ким Камерън в книгата “Развитие на управленски умения”. срещата. Планът е ход на действие по време на срещата. Участниците включват участници и фасилитатори. Участието е необходимо от присъстващите и от фасилитаторите. Перспективата е целта, която целта на срещата трябва да постигне, и обобщение на споразуменията, които произтичат от срещата.
Инструменти
Игрите са сред най-ефективните инструменти, използвани за провеждане на успешни срещи. Препоръчват се бързи, евтини, адаптивни, нискорискови и участия игри. Мозъчната атака е друг инструмент, който се използва за събиране на информация и обяснение на проблем или ситуация. Други инструменти за ефективни срещи включват въпросници, проучвания, интервюта и работни листове.
Характеристики
Ефективните срещи са въображение, участие, иновативни и ангажиращи. Те започват и завършват навреме. Някой е назначен да следи протоколите и дневния ред. Планираните прекъсвания се извършват в определени часове. Окуражава се оживената и позитивна дискусия. Участниците имат право да оценят срещата. Ефективните срещи завършват с приятелска бележка с фасилитатора, който гарантира, че хармонията съществува между участниците.
Честота и продължителност
Питър Хъни пише в книгата „Подобряване на уменията на хората“, че ефективните срещи се провеждат най-много веднъж седмично, обикновено за същите участници. Най-успешните срещи се прекъсват за един час и обикновено не продължават до два часа.
значение
Лошо управляваните срещи имат отрицателно въздействие върху морала на служителите, което прави някои от тях скептични и песимистични, а други стават апатични и невнимателни. Неефективни срещи, отбелязва Барбара Дж. Стрейбел в книгата „Ръководството на мениджъра за ефективни срещи“ струва на бизнеса милиарди долари всяка година в загубени възможности и загубено време. Те увреждат имиджа на организацията, подчертават неговото неефективно управление и намаляват производителността. Ефективните срещи запазват два от най-ценните ресурси на компанията: време и талант. Съвместните и ефективни срещи стимулират служителите.
