Във всяка бизнес среда срещите са неизбежни. Повече пъти, отколкото не, хората, които трябваше да присъстват на тези срещи, ги гледаха с ужас. Може би защото те продължават твърде дълго, защото няма ясна причина събранието да се проведе или може би нищо не се решава от тези срещи. Те очевидно не отговарят на петте П от ефективни срещи: цел, продукт, участници, вероятни проблеми и процес.
Предназначение
Целта на една среща е дефинирана като причина за провеждане на срещата, за дневния ред или за ключовите цели, които трябва да бъдат обсъдени от присъстващите. Ако няма въпроси, които да бъдат обсъдени, няма причина да се свиква среща. Срещите без ясна цел са загуба на времето на всички.
продукт
Продуктът от срещата описва желания резултат, който трябва да бъде постигнат, когато всичко е казано и направено. Това не е само желаният резултат от срещата, но и желаните резултати от всякакви бъдещи фирмени проекти и стоки, които се обсъждат по време на срещата. Заявявайки, че продуктът на срещата е в предната част, се водят срещи на път, разговорите се пренасочват към обекти, които не отговарят на целта на срещата.
Участниците
Участниците в срещата включват само онези хора, които трябва да бъдат включени, хората, чиито гледни точки или работни места пряко засягат целта и продукта на срещата. Например, болничният медицински персонал няма да бъде участник в среща за компютърните системи в болницата. Медицинските сестри и лекарите, обаче, ще участват в срещи, включващи въпроси, свързани със здравето и болестите, или срещи, които ще им помогнат да получат звената за продължаващо обучение, CEUs, които трябва да поддържат лицензите си актуални.
Вероятни проблеми
Вероятните проблеми са опасенията, които могат да възникнат сред участниците, проблемите, които виждат с настоящото състояние на въпросите в дневния ред или евентуални проблеми, които предвиждат с потенциалните решения, повдигнати по време на срещата. Вероятните проблеми включват и улавяне на грешки, които може да са избягали при подготовката за срещата. Например, някой представя възможни решения на проблемите, изброени в дневния ред. Някой на срещата може да забележи, че липсват един или два факта и че тези факти могат да окажат дълбоко въздействие върху резултата от срещата или на решението. Проблемите могат да бъдат проблем с цената на даден проект или с времето, необходимо за завършване на проект.
процес
Процесът на срещата включва необходимите стъпки за провеждане на срещата и постигане на целта на срещите. Тя може да включва и създаването на план за постигане на бъдещите проекти и стоки, които да ги предпазят към завършване. Процесът, посочен на стъпки преди време, позволява на всеки участник да се увери, че постига целта и резултата от срещата, проекта или мърчандайзинга. Това е средство за проследяване на напредъка на срещата.
