На някои хора се възлага задачата да вземат протоколи на заседание като неблагодарна задача.Овладяването на изкуството за вземане на ефективни протоколи за срещи обаче не само е полезно за участниците да разберат проблемите, да обсъдят и да се споразумеят за действия, но също така може да помогне на други, които не са били на масата при вземането на решения. Не подценявайте силата и ефективността на това как да усвоите това умение за писане.
Елементи, от които се нуждаете
-
Програма на срещата
-
Списък на присъстващите
-
Перо или молив
-
Бележник или лаптоп
-
Устройство за запис на звук (по избор)
Започнете вашите минути за срещи най-отгоре, като напишете името на събранието, местоположението, датата и часа на провеждане.
Посочете поканените участници, които присъстват по името, заглавието и отдела, който представляват, заедно с поканените, но не присъстващите. Също така избройте имената на всички поканени гост-лектори или презентатори.
Създайте подраздел за всяка точка от дневния ред и си водете бележки, когато дискусията се отнася до тази тема. Напишете ключова дискусия и където е възможно се опитайте да посочите името на човека, свързано с всички ключови моменти.
След обсъждане на темата, запишете всички договорени следващи стъпки или решения, взети по отношение на тази точка от дневния ред, за да включите препоръчаните действия от кого, датата, отговорните лица или отдел за изпълнение и т.н. Това е най-критичната част от протокола процес, тъй като всички планове за действие от срещата ще бъдат извлечени от този раздел.
За всички въпроси или дискусионни въпроси, повдигнати, но не решени, ги добавете в отделен раздел от минутите си страници с надпис „Нерешени въпроси“. Участниците в срещата могат да ги видят по-късно и домакинът на срещата може след това да реши как най-добре да се справи с разрешаването на тези въпроси.
В края на протокола, запишете договорената дата, час и място на следващото заседание заедно с всяка друга информация, която е необходима на участниците, за да знаят при подготовката за следващата сесия.
И накрая, уверете се, че всички поканени участници дали присъстват или не получават копие от протокола. Добре е да се опитате да разпределите минутите в рамките на 24 до 48 часа след срещата. По този начин, ако нещо е неточно или някой е бил неправилно цитиран, той може да бъде коригиран, докато е свеж за всеки участник.
Съвети
-
Важно е да имате точен списък на присъстващите, тъй като може да е важно по-късно да се знае кой е присъствал и е взел участие в вземането на ключови решения на срещата. Винаги не забравяйте да напишете както името си, така и датата, на която сте взели протокола, заедно с файла пътека с имената на местата, където могат да бъдат намерени протоколите, ако се съхраняват по електронен път на компютър.
Внимание
Добре е да вземете стенография, но не се опитвайте да перифразирате или да вмъквате вашите собствени думи, коментари или мнения за това, което смятате, че някой е казал, почувствал или помислил - напишете протокола, както го е посочил лицето.
