Служителите, които плащат за одобрени бизнес разходи от собствения си капитал, обикновено могат да очакват възстановяване от работодателите си. За да се улесни такова възстановяване на разходите и да се гарантира, че разходите се записват точно в регистъра на дружеството, от служителите се очаква да представят подробен отчет за всички такива разходи.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Компютърен принтер
-
(по избор) Шаблон за отчет за разходите на фирмата
Ако фирмата Ви предоставя шаблон за отчет за разходите, отворете го и следвайте указанията му.
Ако не, събери своите разписки заедно и ги постави в хронологичен ред. Също така избройте всички разходи, за които нямате касови бележки, като например пробег на автомобил и инцидент като вестници и закуски, закупени от вендинг машини в хотела.
Ако създавате собствен отчет без предоставен от компанията шаблон, използвайте компютърна електронна таблица. Създайте шаблон и го копирайте в нов работен лист за всеки нов доклад, който подготвяте. Всеки заглавен лист трябва да отбелязва името, отдела и кода и периода, обхванат от доклада. Под тази информация вашият шаблон трябва да има поне пет колони, озаглавени Дата, Бенефициент, Цел или Описание, и Сума. В зависимост от правилата на фирмата ви може да се наложи да добавите допълнителни колони за информация като счетоводни кодове, участници в срещи и т.н.
Напишете разходите си на листа в датата на поръчката, като използвате вашите касови бележки и ги посочете като източници. Подгответе един отчет за период - седмичен, двумесечен, месечен или по друг начин, обикновено посочен в политиката на вашата компания. Ако имате няколко квитанции за един ден, помага да ги групирате по вид разходи, като например разходи за хранене и разходи за паркиране.
Ако получавате фиксирана надбавка за каквато и да е цел, въведете я в своя ред в долната част на отчета след направените разходи.
Ако се възстановяват разходите за пробега, който сте поставили на личния си автомобил, трябва да пазите дневника на автомобила и да прехвърляте километража на отчет за разходите си ежедневно или ежеседмично, в съответствие с фирмената политика. Въведете пробег по свой ред като отделна позиция за разход. Въведете думите „Личен автомобилен пробег“ в графата „Получател“, в мили и за мили в колоната „Описание“ (т.е. „275 мили @ 58 цента / мили“) и сумата, която трябва да бъде възстановена в графата „Сума“. Имайте предвид, че всеки работодател има своя лихва за възстановяване на пробег.
Когато всички разходи са въведени, ги обобщавайте като последната позиция в графата сума. Ако сте получили аванс за покриване на разходи, извадете тази сума от общите разходи. Това е сумата, която трябва да ви бъде възстановена.
Различните работодатели имат различни политики за това как да подават квитанции. Вашият може да изисква да представите оригинални квитанции или да изпратите сканирания или фотокопия. Може да се наложи да направите препратка към тях, така че е по-лесно за лицето, което обработва вашето възстановяване, да покрие разходите с получаването. Ако подадете иск за възстановяване на пробег, трябва да изпратите и копие от автоматичния си дневник за периода.
Изпратете своя отчет за разходите във формуляра и придружен от квитанции, в съответствие с политиката на вашия работодател. Изпратете само работния лист, съдържащ разходите за текущата седмица, а не целия файл с електронни таблици с празния шаблон и много седмици разходи.
Съвети
-
Когато е възможно, заплащайте възстановими разходи с кредитна карта, която използвате само за такива разходи. Това трябва да ви помогне да следите разходите за възстановяване на бизнеса и да съгласувате тяхното плащане.
Избягвайте смесените бизнес и лични разходи на една и съща разписка.
Двойна проверка на всички отчети и съвпадение на постъпленията от разходи срещу сумите, заявени в отчета. Много грешки се случват, когато хората бързат чрез задачата да прехвърлят грешна сума от разписката до отчета за разходите.
Винаги се консултирайте с отдела по човешки ресурси, работна заплата или счетоводен отдел на вашия работодател, за да получите указания за точното и своевременно възстановяване на разходите.
Внимание
Никога не лъжете за разходите. Това е кражба на компанията и може да доведе до неблагоприятни последици като прекратяване или наказателно преследване.
Консултирайте се с вашия работодател за каквито и да било ограничения за това, което може да ви бъде възстановено. Не всяко хранене може да бъде в състояние да бъде разходвано и може да не сте в състояние да похарчите разходи за алкохол, химическо чистене или паркиране. Вашият работодател трябва да има указания за това какво е и какво не се възстановява.
Платете само за собствените си одобрени бизнес разходи - не плащайте разходи на други хора, освен ако нямате право да го направите. Също така избягвайте да плащате разходите на друг служител, който получава възстановени разходи.
