При искане за плащане от клиент се използват подходящи мерки за създаване на ефективни писма, които да им бъдат изпратени. Писма за заявка за плащане се използват, когато клиентът не успее да плати сметката си до датата на падежа. Колкото по-дълго отнема клиентът, за да плати сметката, толкова повече писма пише компанията на това лице. Писмо с искане за плащане трябва да бъде любезно, ясно и да предлага подробности за неизплатената сметка.
Използвайте фирмени бланки, тъй като съдържа цялата информация за контакт на организацията и често изглежда по-официално.
Адресът на писмото. Впишете датата на писмото, последвано от името и адреса на клиента. Обърнете се към лицето, като посочите "Уважаеми", последвано от пълното име на клиента.
Посочете целта на писмото. Писмо за искане на плащане трябва ясно да съобщи тази цел в началото на писмото. Използвайте професионален тон и дръжте думите позитивни и топли.
Включете подробности за дълга. Посочете датата, на която са предоставени услугите за този дълг, първоначалната дата на плащане и дължимата сума, включително всякакви такси за закъснение. Включете и номера на фактурата, за да позволите на клиента да открие по-лесно оригиналния документ. Много компании ще включват и копие от оригиналната фактура в този вид писма. Информирайте клиента за лихвения процент, за който се изчисляват таксите за закъснение.
Помолете клиента за плащане. Нека клиентът знае, че допълнителни такси за закъснение могат да бъдат избегнати, като се плати пълната сума до определена дата. Помолете клиента да Ви се обади, за да уреди, ако той не е в състояние да извърши изцяло плащането до тази дата. Включете телефонния си номер и директното разширение, ако е необходимо. Включете и вашия имейл адрес и предлагайте неговата кореспонденция по този начин, ако клиентът желае.
Благодаря на клиента. Изпратете благодарността си на клиента, ако плащането вече е направено и благодарете на клиента предварително за изпращане на своевременно плащане. Кажете на клиента, че ако има някакви въпроси, той не трябва да се колебае да ви се обади по този въпрос.
Подпишете писмото. Завършете писмото, като напишете „Искрено“, последвано от вашето име и заглавие.
