Задълженията на счетоводителя за дневните грижи не са съвсем различни от тези на счетоводителя за всеки друг бизнес, базиран на услуги, но отговорностите са значително по-големи. Тъй като от дневните трасета се изисква да дават общи годишни приходи на родителите на децата за данъчни цели, трябва да се полагат по-големи грижи за точно регистриране на транзакциите.
Свързани с данъците задължения
Поради уникалния характер на дневния бизнес, особено когато родителите удържат сумата, която плащат за грижи за детето от данъците си в края на годината, счетоводителят трябва да получи правилните суми, платени от всеки клиент. Ако дневните грижи предлагат преди и след училищната грижа, трябва да се води отчет за всички суми, платени само за тази услуга, и се изпращат разписки.
Задължения по ТРЗ
При попълване на документацията по ведомостта на заплатите дневните книжарници използват предоставения счетоводен софтуер или данъчните таблици, които се намират на интернет страниците на IRS и държавата. Счетоводителят ще трябва да използва услугата за електронни федерални данъкоплатци и за всеки период на плащане изпълни 941 плащане (това е за вноските на компанията в социалното осигуряване, Medicare и Федералното удържане, както и вноските на служителя.) Счетоводителят използва сайта, www.eftps.com и въвежда EIN и PIN на компанията.
На тримесечие дневният дневник ще трябва да предостави формуляр 941 и да го изпрати на IRS. Формулярът за формуляр 941 ще бъде общо за всички 941 плащания, направени за всеки период на заплащане и трябва да бъде подписан и изпратен по пощата във всяко тримесечие. Счетоводителят трябва също така да прави изчислените плащания от счетоводния софтуер и да изпраща във Федералното данъчно облагане за безработица (FUTA) всяко тримесечие. В допълнение към тези изисквания, всяко тримесечие на счетоводителя трябва да попълни и формуляра за държавния данък върху безработицата. (Сута).
Дневни задължения
Счетоводителят в дневната грижа трябва да следи всички вземания, за да се гарантира, че всички клиенти плащат навреме и всички задължения към сметките, за да се гарантира, че сградата, комуналните услуги и другите месечни сметки се плащат навреме. Всеки месец банковите и кредитните сметки трябва да бъдат съгласувани чрез сравняване на извлечения от банкови и кредитни карти със счетоводен софтуер и гарантиране, че извлеченията от банката / кредитните карти са в съответствие със счетоводния софтуер.
Анулирани чекове, копия на фактури от доставчици и постъпления от разходи се подават ежеседмично, за да се гарантира, че всички копия са на разположение за проверка и одит.
Правни изисквания
Счетоводителят ще извърши анализ на приходите на дете, като има предвид законовите съотношения на децата към учителите. Съотношенията ще варират във всяка държава според държавния закон. Счетоводителят трябва да използва тази информация, за да изгради план за наемане на повече учители или провеждане на анализ на разходите за всяка класна стая.
Финансови задължения
Допълнителните мита включват събиране на всички чекове и парични плащания, записването им като вземания по сметките и попълване на депозитните фишове за собственика на дневния тракт, който ще провери двойно всички суми, за да ги предаде на банката. Приходите за извършени плащания ще бъдат отпечатани и ще се предоставят на всеки клиент на месечна база.
Печатането на месечни финансови отчети, включително отчета за печалбата и загубата, баланса и прогнозата за паричните потоци, поддържането на отчетите за дребния касов фонд и воденето на разписки за възстановяване на средствата за всички платени разходи, също обикновено са част от работата.
