Как да напишем стандартна операционна процедура. Стандартна операционна процедура, или "SOP", е документ, съдържащ инструкции за това как да се изпълни дадена задача. Той гарантира, че рутинните дейности се изпълняват безопасно и в съответствие с приложимите разпоредби. Можете да напишете авторитетна стандартна операционна процедура, като следвате тези стъпки.
Помолете служителите, използващи СОП, да се запознаят с начина, по който трябва да се изпълнява работата. Очаквайте документът да претърпи няколко чернови, преди да може да се генерира окончателно. Накарайте служителите сами да прегледат проектите за допълнителни предложения.
Подгответе първа чернова. Този проект трябва да очертае всички необходими стъпки в процедурата. Определете дали някои големи стъпки могат да бъдат разбити на по-малки стъпки. Създайте проста диаграма, която да служи като ценна първа чернова.
Напишете първата страница, включваща кратко въведение, което прави преглед на цялата работа. По този начин служителите, които обикновено четат и изпълняват по една стъпка, трябва да прегледат заданието от началото до края преди началото.
Подгответе заглавка на първата страница. Тя трябва да включва фирменото наименование и логото на фирмената единица, заглавието на документа, датата на създаването и конкретния номер на документа, определен от персонала за управление на документи. Също така включете номер на издаване, генериран от контрола за промяна.
Създайте таблица директно под заглавието, озаглавено "История на измененията и одобрения". Включете колони за датата на издаване на СОП, описание на промените и подписите за създателя на СОП, ръководителя на отдела и мениджъра за контрол на качеството. Описанието на промените накратко трябва да обобщи всички промени, направени в СОП от създаването му. Всяка ревизия трябва да бъде подписана от инициатора му.
Започнете втората страница с целта на СОП. Включете неговия обхват, съдържанието на документа, определенията на термините или съкращенията, използвани в СОП, отговорностите на персонала, участващ в процедурата, и препратките към документите, на които се позовава СОП, като например стандартите за търговия.
Завършете SOP, като опишете процедурата с кратки стъпки. Използвайте прост език и избягвайте да описвате няколко стъпки в същото изречение. След като задачата е детайлизирана, дайте документа и го подпишете от съответния регулаторен персонал. Изпратете СОП на отдела за контрол на документите и мениджъра, отговорен за изпълнението на процедурата.
