Как да промените стандартна оперативна процедура. Промените в стандартните оперативни процедури (СОП) следват специфичен метод, който се създава от отдел „Качество и регулаторни въпроси“ на компанията. Започнете да документирате исканите промени в СОП веднага след като съответният персонал разгледа преразглеждането. Съхранявайте списък с разговори относно тези промени по дата и участници. След това включете този запис като част от първоначалната заявка за промяна на СОП.
Определете писмено необходимостта от промяна в СОП. Препратете този документ на ръководителя на отдела, за който се отнася промяната, и на отдела за документален контрол.
Попълнете формуляра за заявка за промяна. Решете дали исканата промяна е административна или административна. Административните промени се стремят да преразгледат процеса, който компанията следва. Канцеларските промени се стремят да преразгледат правописа, граматиката, формата и яснотата на съществуващите СОП.
Заявете номер за оторизация за промяна от отдела за контрол на документи. Напишете този номер на първата страница на формуляра за заявка за промяна.
Подгответе обяснение за исканата промяна. Ако е възможно, копирайте съществуващата SOP и направете червени ревизии, показващи поисканите промени. Подпишете и посочете датата на заявката за промяна. Подайте го на отдела за контрол на документи.
Препратете копие от формуляра за заявка за промяна на отдел „Човешки ресурси“. Обяснете дали отделът трябва да обучава служителите заради исканата промяна и кои служители влияят на промяната. Изисквайте човешки ресурси, за да документирате обучението по дата, служители, преподавател и предмет.
Дайте данните за завършване на обучението на отдела за контрол на документи. Искайте да го добавят към оригиналния формуляр за заявка за промяна.
Разпределете одобрения формуляр за заявка за промяна на всички служители на компанията. Идентифицирайте формуляра чрез неговия номер на разрешение за контрол. Кажете на служителите си как да получат достъп до формуляра.
