Всеки избор, направен при управлението на бизнес, може да повлияе на крайния резултат, но понякога промените се налагат на бизнеса, а решенията се превръщат в опит да се направи най-доброто от лоша ситуация. В тези случаи прагматичният собственик на бизнес проучва какви последствия могат да се развият и как различните реакции могат да променят резултата. За да направят това, те използват анализ на въздействието.
Какво е анализ на въздействието?
Анализът на въздействието е пословичният "поглед преди скок", "какво, ако", който спира глупавия ход, който може да дойде от реакциите на коленете до промяна.
Ако някой аспект от вашия бизнес е нарушен, какви са последствията? Как ще се отрази на вашия екип, бюджета, печалбата, загубите и бъдещето ви? Анализът на въздействието е официален начин за събиране на данни и предположения в подкрепа на плюсовете и минусите при всяка промяна или прекъсване на вашия бизнес. Добрият анализ на въздействието ще ви помогне да определите стратегии за възстановяване, методи за превенция или средства за смекчаване на въздействията върху бизнеса.
Прекъсванията могат да дойдат в много форми - от наводненията след урагана до нещо по-просто, като доверен доставчик, затварящ магазин. Независимо дали нарушението е голямо или малко, всичко това има въздействие. Но традиционно анализът на въздействието се разглежда като „управление на непрекъснатостта на бизнеса“, стъпка, която трябва да се направи в възстановяването при бедствия, където се усещат по-значителни въздействия.
Защо трябва да направите оценка на въздействието върху бизнеса
Анализът на въздействието обикновено приключва, когато има отрицателно въздействие или трудности, които трябва да бъдат преодолени, и решенията да бъдат намерени, често в случай на бедствие или други внезапни и непредвидени въздействия. Възстановяването от такива проблеми често може да се осъществи по няколко начина, но ако не се знае пълната степен на последствията, може да няма добра основа, на която да се вземат решения. Анализът има за цел да промени коефициентите, като осигури по-добро цялостно разбиране преди предприемане на действия.
Често непредвидена промяна се налага на бизнеса, което означава, че не е имало подготовка за него. Може би гражданските закони се променят по отношение на работното време или зонирането на трафика. Може би е необходима промяна на местоположението след неочаквано, драматично увеличение на лизинга или разгръщане на масивна водопроводна катастрофа. Вероятно веригата за доставки е прекъсната.
Във всички тези случаи анализът на въздействието може да помогне на ръководството да разбере истинските разходи за ситуацията, в която се намират, и как да се движат напред.
Чудесно е, че анализът на въздействието помага в тези ситуации, но е толкова полезен инструмент, че не бива да се прехвърля само към спешни случаи. Когато всяка голяма промяна стои пред бизнеса, анализът на въздействието може да помогне да се даде яснота, преди да се вземат важни решения.
В крайна сметка, защо се нуждаете от оценка на въздействието върху бизнеса се свежда до реалността, че въздействията рядко се усещат само в долната граница. Те засягат марката, доверието, лоялността, репутацията и други аспекти, които не са черно-бели, което може да има дълготрайни последици.
Какво да се грижите за анализ на въздействието
Оценката на въздействието ще бъде по-лесна, ако става въпрос само за пари, но има много поводи за промяна и възстановяване при бедствия във вашата компания.
Въпреки че анализът на въздействието върху бизнеса трябва да бъде донякъде изчерпателен, важно е да не се прекалява и да се създават множество категории оценки. Твърде много данни, прекалено тънки, могат да замъглят водите.
Вместо това направете преглед, който разделя въздействието между „количествените“ и „качествените“ ефекти. Количественото е всичко, което влияе върху печалбата и загубата от перспективата за пари / пари. Това включва загуба на приходи, увеличаване на оперативните разходи и всякакви санкции, глоби или санкции, претърпени вследствие на въздействието. Качествената оценка е повече за останалата част - как тя влияе на клиента, как променя настроението на марката, каквато и да е вреда или кредит на репутацията на компанията и дори дали фактурите могат да бъдат платени своевременно, за да поддържат доброто си положение с доставчиците.
Ще има очевидни категории, които почти всяка оценка на въздействието трябва да включва, като увеличаване на оперативните разходи, загуби на приходи и щети от марката или репутацията. Но други проучени области трябва да отразяват основната мисия на компанията.
Да предположим например, че е настъпила наводнение от кабинет на лекар. Може би офисът може да остане отворен въпреки щетите, но ако това ще причини замърсяване на частиците във въздуха или ще компрометира топлината или комфорта на зоната за изчакване, тогава е важно да се помисли за безопасността и сигурността на пациентите. Това е и въздействие. Но прекъсването на работата за твърде дълго и забавянето на услугите може да бъде опасно за някои клиенти - въпреки това този фактор би се променил по време на, например, летните месеци, когато много пациенти са на почивка в сравнение с ноември, когато всички се върнат на работа и училище като грипен бушува.
Параметрите на анализа на въздействието се различават значително в зависимост от вида на бизнеса, така че е важно да разберете какво могат и влияят външните фактори, какви са вашите специфични бизнес и как да провалите. Познавайки това, изберете три или четири категории за всяка количествена и качествена оценка на въздействието и изгответе подробни бележки. По този начин се уверете, че използвате текущи или скорошни данни и си сътрудничите с други мениджъри или служители за техните наблюдения или прозрения, тъй като техният принос може да е полезен за изготвянето на стратегии.
Три основни категории на въздействие
Ако понесете въздействие върху бизнеса, то вероятно ще бъде от една от следните три категории:
- Едната е загуба, засягаща сграда или склад, която може да бъде причинена от пожар, бедствие, щети от вода и други ситуации, които причиняват щети, достатъчни за прекъсване на бизнеса.
- Две са прекъсванията на данните и технологиите, в които сте загубили компютърни системи, или сте имали големи аварии в технологията или машините, които ви помагат да извършвате ежедневната си работа.
- Трето е загуба на персонал и други ресурси, които биха могли да бъдат причинени от, например, широко разпространено заболяване или от трагична стачка, която продължава.
Извършване на невъзможни оценки на въздействието
Понякога провеждането на анализ на въздействието след бедствие е като да се научите да плувате след падане от лодка - не е идеално.
Извършването на оценки на въздействието преди бедствията е нещо като безопасно шофиране, където винаги трябва да знаете какво прави водачът две коли пред вас, а не само пред вас. Той ви подготвя, така че сте готови да действате, ако нещата се случват.
Разбирането на неща като разходите и въздействието за евентуални смущения, като наводнения и преодоляване на веригата за доставки, ви позволява да създавате планове за непредвидени ситуации, за да можете да влезете в действие, вместо да разберете къде стоите. За по-големите компании, анализът на превантивния ефект може да спаси деня, ако нещата вървят настрани. Случаи като наводнения, ледени бури и проблеми с доставчиците могат да бъдат планирани предварително, а анализът на въздействието може да помогне.
Често въздействия се случват с известно предупреждение. Може би доставчикът е изпуснал, че може да не е в състояние да ви предостави определена марка продукт или вид услуга, от която сте станали зависими. Като извършите оценка на въздействието върху бизнеса, може да установите кои действия са идеални, ако тази промяна се осъществи. Може би разбирате, че не можете да приемете тази промяна, за да можете да създадете нов доставчик и да преговаряте с тях. Може би ще научите вашия доверен доставчик да намери алтернатива, така че можете да прецените дали това ще работи за вас и вашите клиенти.
Придвижване към оценки на въздействието при извънредни ситуации
Въздействията са заплахи за вашия бизнес и плановете за готовност за заплахи са част от това да сте интелигентен бизнес собственик. Но какво, ако те наричат „черно лебедово събитие“ - нещо, което не можете да предвидите, което е напълно непредсказуемо и неочаквано? Как да вземете парчетата и да разберете какво наистина е заложено на карта?
Отвъд събитията от черния лебед, другите варианти са, че сте изправени пред криза, известна и подготвена, или нещо, което е известно, но неподготвено.
Какъвто и да е случаят, ще трябва да влезете в действие. Ще имате нужда от постоянни хора на кормилото, за да можете да разберете какво да направите по-нататък.
Всички тези ситуации означават, че времето е от решаващо значение и са необходими действия, за да се ограничи загубата на доходи и да се предотврати прекъсването на стопанската дейност да бъде по-дълго от необходимото. Като разполагате със системи за архивиране на данни извън сайта, за да поддържате достъп до неща като доставчици, персонал и други контакти, които ще ви трябват по време на възстановяване на въздействието, можете да стартирате и да работите значително по-бързо.
В тежки ситуации знайте, че някои експерти правят това. Свързването с бизнес компания за управление на кризи може да ви помогне да преминете първоначалния шок и да формулирате по-бърз план за действие за извършване на сортиране. Може да е скъпо, но ще трябва да претеглите това срещу добавените разходи, които биха могли да бъдат понесени, ако оставите да се опитвате да разберете откъде да започнете сами.
Анализ на въздействието: казус
Ето един пример за невъзникваща ситуация, която е от полза за извършване на анализ на въздействието преди да реагира на лоши новини.
Представете си, че управлявате кафене на оживен ъгъл. Новината идва, че регионалните транзитни власти са одобрили нова автобусна линия, която да върви успоредно на вашия магазин. Работата на надземните строителни планове може да продължи в различна степен в продължение на две години. Това означава, че ще има метална бариера от двете страни на улицата за по-голямата част от това време, блокирайки движението на улицата за повече от една миля. Тук-там пешеходците ще могат да преминават, но не и коли; но дори пешеходците ще се борят. Цялата област се очаква да претърпи загуба на бизнес, а много от вашите колеги смятат да се преместят.
Така че дилемата е, оставаш ли или отиваш? Ако останете, след две години ще имате първокласна витрина с вероятно повече бизнес, отколкото някога сте имали, тъй като това ще бъде транзитен център. Спирката ще бъде точно там, а нов супермаркет ще приключи строителството от другата страна на улицата. Но междувременно ще се сблъскате с драматична загуба в бизнеса. Няма повече хора, които да спират за кафе и много малко хора отвъд бариерата. До каква степен ще страда вашият бизнес?
От друга страна, преместването ще бъде скъпо. Трябва да направите анализ на местоположението, да получите разрешителни и дори нови визитни картички и бланки. Вие ще загубите дългосрочни клиенти, които разчитат на вас от удобство или навик. Трябва да продавате в нов квартал. Ще има разходи за изграждане. От друга страна, пребиваването там, където сте, би означавало да се запазят твърдите местни жители - вашите основни покровители - и вероятно да получат патронаж от тези, които работят на автобусната линия. Когато работата ескалира и бизнесът се забави през лятото, можете да обновите магазина, тъй като бизнесът все пак ще бъде на загуба, а след две години ще имате свеж вид точно навреме за нови покровители.
Тук анализът на въздействието ви дава твърда представа за това какво губите в сравнение с това, което печелите от двата сценария. Може би вие решавате, че печалбите от преместването не надвишават разходите за това и оставането е най-разумно. Сега можете да създадете стратегия. Договаряйте с наемодателя за отстъпка за лизинг, за да не напуснете по време на строителството, както и да сключите добра сделка за дългосрочен наем за живот след автобусната линия. Може би намаляване на часовете, намаляване на персонала и коригиране на бюджета. С по-малко забързания магазин, най-подходящото време е да направите повече обществена дейност или да започнете тази вечер, за която винаги сте мислили, което ви позволява да засадите семето за по-разнообразен бизнес, когато строителството приключи.
Анализът на въздействието е интелигентно управление
Докато анализът на въздействието може първоначално да се породи от възстановяване след бедствие, реалността е, че тя може да се използва и за предотвратяване на катастрофални решения. Промените, които предприемате, ще доведат ли само до минимални печалби, докато струват пари за изпълнение? Страдате ли вашата марка и репутация, като противодействате на всякакви финансови спестявания, които могат да имат промените?
Като се възползвате от възможността да обмислите по-внимателно последиците и изплащанията от извършването на промени във вашия бизнес или да използвате анализ за смекчаване на нежеланите въздействия, можете да откриете неочаквани ползи - или да избегнете усложняване на вече неприятна ситуация. Така или иначе, анализът на въздействието е просто още едно интелигентно оръжие в арсенала на всеки добре подготвен собственик или мениджър на бизнес.
