Организирането на адвокатска кантора е чудесен начин за помощник-правни помощници, правни секретари и правни сътрудници да подкрепят адвокатите. В малките адвокатски кантори адвокатите може дори да се организират сами. Повечето адвокатски кантори имат централизирана система за подаване на документи, а преписките се проверяват на адвокатите само когато е необходимо за работа по случай. Тъй като адвокатите прекарват времето си в срещи с клиенти, посещават съдебни производства, вземат показания и извършват друга работа по дело, те зависят от организацията на офиса, за да намерят документи, когато е необходимо.
Предварителни случаи
Всеки адвокат в адвокатската кантора се нуждае от система за проследяване на информация, свързана с бъдещи случаи.Джим Уиркен, адвокат на гражданския процес и председател на борда на юридическата група Wirken в Канзас Сити, препоръчва да се използва формуляр, наречен Доклад за бъдещото нововъведение. Този стандартен формуляр помага на адвокат да проследява информацията на бъдещия клиент, да води бележки за разговори по въпроса и да записва времето, прекарано в консултация по въпроса. Ако по-късно бъде отворен файл с дело, адвокат или лице за поддръжка може да използва тази форма, за да създаде хартиен файл и нов файл в система за управление на казуси.
Организация на файла
Организацията на файлове е ключът към организирането на адвокатска кантора. Този процес е важен за организирането на преписки и организирането на счетоводни записи. Организацията на файловете също помага на адвокатската кантора да ограничи възприемането на клиентите за злоупотреби и да улесни задържането на клиенти. За хартиени файлове, адвокатска кантора трябва да разработи система за организиране на всяка папка с файлове. Например във всеки раздел на файла всеки път трябва да се поставят същите документи. Във всеки раздел документите може да се нуждаят от цветни раздели (с цифри или дати), за да посочат къде започва и завършва всеки документ. Документите трябва да се подават в хронологичен ред, или с най-новия документ отгоре или отзад на всеки раздел.
Адвокатска кантора може да разработи ръководство за папки с файлове и да го предостави на всички служители. Новите служители за подаване на документи могат да се нуждаят от обучение, за да разберат справочника на файловете. Адвокатите и персоналът за правна помощ следва да разчитат на професионалните служители, които отговарят за подаването на документи.
Електронно съхранение на данни
Организацията може също така да използва система за управление на бази данни, за да проследява случаите и счетоводната информация. Някои системи за управление на бази данни включват възможността за прикачване на факсове, електронни документи и сканирани документи към казуси в електронната база данни. Някои системи за бази данни са особено полезни за нерутинни задачи, като например проверка дали адвокат има конфликт на интереси при представяне на клиент (което може да доведе до етично нарушение).
Служителите и адвокатите трябва да бъдат обучени как да използват тази система за управление на база данни за електронно съхранение на информация. Адвокатска кантора може да пожелае да ограничи профилите на потребителите, които могат да вмъкват или изтриват записи, за да предотвратят загубата на важна информация за клиента.
