Като важни членове на счетоводния отдел на организацията, задълженията на служителите имат няколко цели и задачи, които гарантират правилното управление на плащанията на компанията. Въпреки че основната цел на счетоводния отдел е да гарантира, че плащанията на доставчиците и служителите се обработват своевременно, служителите, които плащат по сметките, също са отговорни за проверка и коригиране на грешки, открити по пътя. Освен това те могат да помагат и с други счетоводни задължения, като например организиране на досиета и преглед на доклади, което може да позволи на счетоводния отдел да работи по-ефективно.
Своевременно влизане
Важна цел за платими служители е навременното въвеждане на фактури за плащане. Счетоводният отдел в повечето компании позволява на служителите да определят свои собствени цели и цели, които са в съответствие с общите цели и задачи на отдела. Лицето, което отваря пощата, ще въведе датата, получена във фактурата. Човекът, който трябва да плати, също маркира датата и инициализира фактурата, когато я обработва за плащане. Тези стъпки позволяват преглед на времето, което отнема от получаването на фактура, докато не бъде въведено в счетоводната система. Това осигурява на лицето, задължено към сметките, или на други лица, средства за измерване на техните дейности по отношение на техните цели.
Намалени грешки
Докато се случват грешки, идеята е да ги намалим или да ги елиминираме колкото е възможно повече. Намаляването на грешките изисква фокусиране върху работата, подобреното въвеждане на текст и 10 умения за въвеждане. Той също така включва проверка на вписаната работа след влизане в счетоводната система и извършване на необходимите корекции веднага. Ако прегледате въведената работа в системата, като го сравните с отчета за предварителна подготовка, когато приключите, това ви позволява да коригирате и откриете всички грешки незабавно.
Проверете времето за изпълнение
Докато времето за проверка не винаги е в контрола на служителите, които плащат по сметките, това, което е в техния контрол, е колко бързи чекове се изпращат, след като бъдат получени. В повечето компании плащанията по чекове се отпечатват поне веднъж седмично. Отговарянето или превишаването на целите и задачите изисква поставяне на пликове с чекове при получаване и изпращането им възможно най-скоро. Датите за изпращане се отбелязват във ваучери за фактури или копия на фактури, които се подават.
Допълнителна поддръжка
Друга цел и цел на разплащателните сметки е да подкрепят другите счетоводни функции. Това означава не само бързо записване на разходи и печатане на чекове, но и подкрепа за други области на счетоводството, които могат да включват закупуване на поръчки, бюджетен внос в системата, организация на файлове или повече. Задълженията по сметки могат също така да преглеждат отчетите и да проверяват двойно счетоводните записи за грешки или корекции, ако е необходимо.
