Събития за набиране на средства прокарват гамата от малки социални събития и тематични празници до публични събития. Според П. Бърк Кийгън, автор на "Набиране на средства за нестопански организации", преди да планирате събитие, трябва да сте в състояние да идентифицирате 50% от участниците си за малко, частно събиране. За екстравагантност 35% ще го направят, казва той. Въпреки че обявяването в доклада привлича всички желаещи на публично събитие в парка, събития, които се нуждаят от висок финансов ангажимент или ограничен списък с гости, изискват лична покана да се осигури присъствието на тази основна група.
Изберете формата. Резервирайте подробни многостранични писма за потенциални спонсори на събитията или за големи донори в съда. За действителния списък с гости, присъствието на индивида или двойката на събитието остава основната цел. Изберете отпечатана или гравирана еднократна карта за най-официалните събития. За случайни събития с рокля, достатъчно е да се отпечата писмо.
Отворете поканата с поздрав или съобщение за включване. За писмо, обърнете се към поканата, използвайки социалното заглавие на индивида, като д-р, г-н, г-жа или г-ца. Удължете поканата от името на организацията. Ако поканата не е персонализирана, се откажете да се обърнете към лицето по име и да започнете с съобщението на организацията. Например "Фондацията на колекционера на приспособления ви кани да присъствате на Гала под звездите".
Разяснете подробностите за събитието. Определете формата и целта на събитието, например: "Официална вечеря с постъпления в полза на Програмата за популяризиране на WCF." Привличайте получателя с новини за знаменитост, който присъства като майстор на церемониите или водещ говорител.
Включете часа, датата и местоположението. Заявилите се участници отговарят на конкретен доброволец или благотворителен служител или конкретен имейл адрес.
Избройте регистрационната такса. Посочете дали се оценява за отделно лице, партия, маса или екип. Обявявайте всички отстъпки, оценени за покупка на билети.
Добавете основния номер на мястото, така че загубените участници да могат да изяснят упътванията в деня на събитието. Изяснете целта на номера. Например, напишете „Само за упътвания“. Алтернативно, отпечатайте малка карта на обратната страна на писмо или включете малка карта с вградена карта в рамките на поканата.
Затворете с кука. Ралито поканените да присъстват с последното възражение. Напомнете им защо събитието е важно. Например, "Да спасим кучетата в Ориндж Каунти заедно."
