Има ли нещо по-объркващо от това да влезеш в нов офис в първия ти ден на работа и да нямаш представа какво трябва да правиш, още по-малко къде да намериш банята? С малко планиране (и дълъг спомен за това какво е да бъдеш начинаещ себе си), можете да създадете ръководство за ориентиране на служителите, което ще направи първите таймери да се чувстват като у дома си.
Определете целта и обхвата на ръководството. Да ли върви новодошлия чрез стъпка по стъпка процеса на изпълнение на конкретни задачи? Да я запозная с корпоративната история и политики, правилата за подходящо поведение и стандартните форми и процедури, свързани с присъствието, ваканциите и отпуска по болест? Или това е комбинация от двете?
Опишете списъка с теми, които ще бъдат обхванати в ръководството и определете дали искате да напишете цялото ръководство сами или да делегирате части от него на опитен персонал. Това решение ще се основава на сложността на работата, както и на това колко често ще трябва да се актуализира ръководството, за да върви в крак с растежа на компанията и въвеждането на нови технологии.
Събиране и фотокопиране на съществуващи документи за включване в ръководството. Те ще включват елементи като спецификациите на длъжността за новия служител, стандартизирани формуляри, мисията на компанията и / или последния годишен доклад, организационна схема, план за офис етаж, списък на служителите, заедно с техните заглавия и техния офис телефон. номера, политики за сексуален тормоз и може би копие от последния фирмен бюлетин.
Определете кои теми трябва да бъдат написани от нулата. Например служителите, които не само са нови за компанията, но и са нови за града, биха могли да оценят списък на близките ресторанти, магазини и пощенски станции. Ако има неписани традиции, които биха били интересни за новодошлите, това би било добро място да ги споменем. Например, може би има един отдел, който се провежда веднъж месечно, за да празнуват рождени дни, или може би има йога клас на място, който се среща всеки петък по време на обяд.
Потърсете съвет от някои от най-новите служители. Попитайте ги какви материали биха били полезни за първия си ден и как те са търсили необходимата им информация.
Включете поздравително писмо от надзора на служителя или дори от президента на компанията. Това писмо трябва да насърчава получателя да дава идеи за ръководството, ако вижда начини за подобряване и / или разширяване на съдържанието.
Посочете правилата за това какво представлява подходящото поведение на офиса. Може да искате да включите забрани, например за използване на офис телефони за лични обаждания, сърфиране в интернет, изпращане на външни имейли или шофиране на фирмено превозно средство за извършване на поръчки. Ако бюрото или офисът на служителя са на видно място за клиентите и посетителите на компанията, ще трябва да изложите правилата дотолкова, доколкото произведенията на изкуството, растенията, детайлите, снимките, радиото и т.н.
Определете какво е фирменото облекло.
Организирайте всички материали в папка с 3 пръстена, която може да бъде дадена на служителя на първия работен ден.
Набирайте допълнителни двойки очи, за да проверите добре съдържанието.
Включете лист за отписване, за да може служителят да потвърди, че е получил ръководството за ориентиране, и че тя ще отговаря за прегледа на всички материали в него.
Съвети
-
Тъй като ръководството за ориентиране на служителите може да се счита за работа в процес на разработване, може да помислите за изготвяне на онлайн версия, че всички служители ще имат достъп и, ако е необходимо, ще обновят своите спомени за фирмените политики. Ако е практично, всеки служител във вашата организация трябва да подготви индивидуални наръчници, които да отговарят на всичките им отговорности. Това е не само препоръчително да имаш под ръка като средство за обучение, което спестява време, ако / когато те уведомят, но и позволява на временния персонал лесно да попълва, ако работникът отиде на продължителна ваканция или е в отпуск по болест.
Внимание
Никога не пропускайте важни стъпки от обяснение как да изпълните задача. Дори нещо толкова просто, колкото да им кажете къде се намира бутонът "включено" на машината или в което чекмеджето се съхраняват някои документи, ще бъде високо оценено от новодошлия.
