Председателството на една среща може да направи или прекъсне вашето издигане до върха на компанията или вашето ниво на уважение като изпълнителен орган. Председателството на среща не трябва да бъде стресиращо, може да е забавно. Възможно е да имате гладко плаване на следващата среща, която управлявате.
Изпратете имейл преди срещата, като посочите желания дневен ред и теми, които ще бъдат обхванати. Бъдете подробни и конкретни за това колко време ще продължи срещата и къде ще се проведе.
Пристигнете за срещата 10 минути, преди да го направят останалите участници. Отделете малко време, за да поставите всички необходими документи, да вземете чаша кафе (или друга напитка, за да не се изсушите гърлото си, докато говорите) и да се поставите в предната част на стаята.
Поздравете всички, когато влязат в стаята, като се ръкуват и влязат в очите. Насочете ги към определени места, ако това е необходимо.
Назначавайте някой, който да прави бележки или протоколи от срещата.
Отворете срещата с бързо въведение, което стои пред масата, офиса или конферентната зала, в която се провежда срещата. Прегледайте протоколите от предишната среща и поискайте одобрение. След като имате това одобрение, обърнете се към всички въпроси относно дневния ред на този ден, преди да продължите.
Започнете диалога или инструктажа по първата тема на бизнеса. Позволявайте на другите да отговарят, да добавят и да обсъждат. Ако хората говорят от своя страна обилно, помолете ги да уважават другите в стаята и да чакат да илюстрират вербално своята гледна точка.
Останете под контрола. Когато хората се разминават по темата, добре, но силно се намесват, за да насочат всички обратно към централния въпрос. Ако позволите на разговора да се отклони, той ще се отрази на способността ви да председателствате срещата.
В края на срещата се изправете и благодаря на всички, че дойдоха. Напомнете им за всички задачи, които са поели. Ръкостискайте ръце, ако е възможно, тъй като хората напускат срещата.
