Много хора не четат инструкции, освен като последна мярка. След като хората ги прочетат, те са полезни само ако са написани на ясен и сбит език. Когато разберете аудиторията си, ще сте по-добре подготвени да предоставите въведение, последвано от инструкциите.
Проучете аудиторията си
Инструкциите обикновено казват на читателя как да прави, изгражда, експлоатира или поддържа продукт или процедура. Първо, квалифицирайте аудиторията си, за да разберете колко добре разбират темата. Например, ако пишете инструкции за нови служители, те трябва да бъдат написани на обикновен език, докато инструкциите за висшето ръководство могат да включват повече промишлени жаргони. Използвайте подходящ за читателите език и включете толкова подробности, колкото им е необходимо, за да изпълните задачата.
Създайте въведение
Много често читателите прескачат разказателно въведение и се придвижват направо в инструкциите. Един от начините да се помогне на читателите да преминат през въвеждането е да се напише обяснение или причина за инструкциите в номериран списък вместо в абзац. По-вероятно е читателите да прегледат списъка. Включете целта на инструкциите, кой трябва да чете документа и какво включва, всеки под отделно заглавие. Това въведение също дава на читателите представа какво не е обхванато.
Използвайте Active Voice
Въздържайте се от използване на пасивен глас, като например „Белият проводник трябва да бъде вмъкнат в куплунг А.“ Вместо това напишете инструкциите като команди, които изискват активен глас, като „Вмъкнете белия проводник в щепсел A.“ Независимо дали пишете списък, разказ или книжка, разделят дългите изречения с няколко стъпки в кратки инструкции, които са изброени под заглавията. Разделяйте изречения, които включват думата „и“ в по-кратки отделни изречения. Вместо да пишете “Кабелът трябва да бъде зацепен и поставен в червения отвор”, напишете две изречения, започващи с глаголи на действие, като “Сплит кабела. Поставете свития кабел в червения отвор. Ясно, смело заглавие би могло да каже нещо като „Закачи жиците“.
Отделни действия от обяснителна информация
Много често, инструкции също се нуждаят от обяснения. Напишете обяснителни коментари по един от двата начина. Удебелете действителните инструкции, за да се откроят, или дайте обяснения в отделна колона за справка. Една тактика е да се поставят стъпките от едната страна на документа, като обясненията се правят в кратък параграф в колона, която е една до друга. Друг, по-ефективен начин е да смелите действителните инструкции и да завършите стъпката, като напишете обяснението. Например, „Натиснете червения бутон за три секунди (удебелен). Това ще позволи на светлината да се активира."
