Добрата комуникация с доставчиците на фирмата е от съществено значение за поддържането на гладко функционираща верига за доставки. Когато вашият бизнес се премести, искате да се уверите, че всички ваши доставчици са уведомени и имат време да актуализират информацията за контакт и доставка. Писмото за промяна на адреса не е трудно да се подготви, но трябва да направите малко планиране. Избягвайте да оставяте тази задача до последната минута.
Съставете подробен пощенски списък на доставчиците на вашата компания. Започнете да съставяте списъка най-малко шест седмици преди датата на влизане в сила на преместването на бизнеса, за да можете по-рано да изпратите промените на адресните букви. В някои случаи може да се наложи да изпратите повече от една буква. Например, продавачът може да има отдел за поръчка и доставка, който е отделен от своите офиси за фактуриране. Трябва да уведомите и двете.
Поставете информацията за промяна на адреса само в текста на писмото до доставчиците. Използвайте фирмените си бланки или поставете текущия си адрес и информация за контакт в поздрава или затваряне на писмото след обичайния ви формат за бизнес писмо.
Кажете на доставчиците, че вашият бизнес се премества в първия параграф на писмото и посочва датата на промяната. Действителният ход може да отнеме няколко дни, затова посочете точната дата, на която кореспонденцията и пратките трябва да бъдат изпратени на новия адрес. Обяснете защо компанията се движи. Например, казвайки на доставчиците, че компанията се разширява и се нуждае от по-голямо съоръжение, те могат да знаят какво се случва по начин, който създава благоприятно впечатление. Ако има период, по време на който операциите са затворени, посочете датите, през които бизнесът ще бъде закрит.
Поставете новия адрес на бизнеса във втория параграф. Ако пощенският адрес ще бъде различен от адреса на улицата, включете го. Посочете всяка друга информация за контакт, която се променя, например телефонни номера. Изпращайте писмото за промяна на адреса поне три седмици преди преместването, така че продавачите имат време да актуализират своите записи. И накрая, предоставете телефонен номер или имейл адрес, за който продавачите да задават въпроси, ако е необходимо.
Съвети
-
Следвайте писмото си с имейл с искане за потвърждение, че писмото за промяна на адреса е получено и напомнящи на продавачите за предстоящото преместване. Може да искате да публикувате промяната на адреса и на страниците на уебсайта и социалните медии. Предоставете уеб адресите на тези сайтове в писмото и в имейла.
