Формулировката и стилът на покана за официална бизнес презентация, като стартиране на продукт, медицинска конференция или заседание на изпълнителния комитет, могат да помогнат да се определи тона на събитието. Предаването на отличителния характер на събитието и изключителността на списъка с гости може да убеди получателите да присъстват.
Напишете поканата в първия човек, тъй като тя трябва да идва от домакина на събитието. Олово със силно отварящо устройство, което заявява естеството на презентацията. Например, това може да каже: „Ще бъда чест да присъствам на представянето на най-новите ни продукти за изкуствен интелект.“
Персонализирайте всяко писмо до получателя. Поставете името им в поздрава. Например, “Уважаеми д-р Клайн”. Посочете стойността на присъствието на получателя на презентацията, като например: “Като се има предвид вашата напреднала работа по обработка на естествен език, нашият екип за разработване на продукти ще бъде развълнуван да чуе експертното ви мнение за нашия нов софтуер развитие ".
Опишете съдържанието на презентацията. Например, Том Харис, управляващ директор на нашия екип за разработване на продукти, ще даде кратка лекция за най-новите ни технологични изследвания. След това ще разкрием трите ни най-нови потребителски продукта, разработени въз основа на резултатите от нашите изследвания. ”
Посочете всички освежителни напитки, хранене или развлечения, които ще бъдат осигурени. Например, „Приемането на коктейл ще последва презентацията“.
Обяснете правилното облекло за събитието, като бизнес професионално или бизнес облекло.
Попитайте получателя за RSVP до определена дата, обикновено зададена на 2 до 4 седмици преди презентацията.Предоставете информация за контакт и предпочитания метод, с който те трябва да отговорят, например по телефона или по имейл.
Затворете поканата, като изразите надеждата, че поканените ще присъстват и че очаквате с нетърпение да го видите. Накарайте домакин да подпише всяка покана.
Съвети
-
Отпечатайте поканите на фирмено бланку за професионален вид и усещане. Изпълнете пликовете през принтера, ако е възможно, което води до по-полиран външен вид от този на адресните етикети.
