Писане на писмо до официална покана може да бъде трудно. Необходимо е да отговорите така, че човекът или бизнесът, който ви кани, знаят, че не трябва да ви очакват. Предизвикателството идва с написването на писмото по такъв начин, че да не обиждате или да накарате другата страна да мисли, че просто се опитвате да излезете от събитието. Внимателната формулировка и силното око към детайла ще гарантират, че получателят ще получи съобщението в духа.
Започнете вашето писмо за отказ с поздрав. Решете как искате да адресирате получателя. Ако това е наистина официално и нямате ежедневни отношения с човека, обръщайте се към него като към "г-н" или "г-жа" Използвайте само първото име в официално писмо, ако сте сигурни, че това е приемливо.
Бъди честен. Не измисляйте екстравагантни истории, обясняващи защо не можете да присъствате. Кажете истината по възможно най-сбит начин. Обяснете в едно или две изречения причината, поради която няма да присъствате. Използвайте думи като „за съжаление“ или „за съжаление“, за да покажете, че желаете ситуацията да е различна.
Изразявайте своята благодарност за поканата. Благодарим на получателя, че мисли за вас. Това ще гарантира, че няма да бъдете окончателно премахнати от списъка за бъдещи събития.
Затворете писмото си, като изразите най-добри пожелания на получателя. Нека да разбере, че се надяваш, че събитието му е добре.
Затворете писмото с "Искрено" или просто отново благодарете на получателя. Подпишете името си с писалка. Това показва, че вие лично сте отделили време за писмото. Отпечатаното име е твърде общо и може да накара хоста да мисли, че сте прекалено заети, за да отделите време за правилно реагиране на поканата му.
Прочетете писмото на глас. Уверете се, че има тона, който желаете да изразите. Направете промени и след това изпратете писмото.
Внимание
Честността е най-добрата политика при отказ на покана. Вие не искате да бъдете хванати в лъжа, която може да прекъсне добрата бизнес връзка.
