Поставянето на годишник заедно отнема време и пари. Ето защо много служители търсят бизнес реклама, сдружения на средства и спонсори, за да помогнат с финансовите нужди на персонала. Спонсорите могат да бъдат неразделна част от финансирането за годишник, но е добра идея първо да проучите потенциалните спонсори, преди да се свържете с тях, за да поискате финансова подкрепа. Добрите контакти могат да бъдат родители на членове на персонала на годишника, преподаватели в училището и членове на персонала, или членове на общността, като собственици на предприятия.
Ранно планиране
Преди да пишете, се срещайте като персонал и оценявайте финансовите нужди. Повечето служители се срещат в края на лятото, преди да започне учебната година, за да съставят списък на нуждите от финансиране. Например, помислете за годишен лагер, събития за ден на подписване или тениски за персонала. Всички те струват пари, освен реалните разходи за публикуване на годишника. След като вашият списък и бюджет са в ред, карам около или търсене в интернет за местните фирми да спонсорират си годишник и финансово подкрепа на вашите нужди. Персоналът може да изпраща писма до родителите на училището и персонала, но е добра идея спонсорските писма да са по-лични.
Приветствия и запознанства
Всяко голямо писмо започва с любезно поздрав и въвеждане на вас. Ако насочвате конкретен бизнес, направете проучване и адресирайте писмото до мениджъра или собственика на съответния бизнес. Да стане възможно най-лично е важно, когато се иска финансова помощ или спонсорство. След поздрава е време да се представите, персонала на годишника и училището, което представяте. Още не искате да стигнете до заявката. просто говори за това кой си. Това може да е подходящо време да споменем вашата роля в общността, всички награди, които годишникът е спечелил, или евентуална тема на книгата.
Ясни намерения
След въвеждането, стигнете до целта на писмото. Кажете им точно какво ви трябва и какво възнамерявате да правите с парите. Може да искате да предложите конкретни суми за дарение, като например $ 20, $ 50, $ 100 или $ 200. Полезно е да се споменат ползите от техния подарък, като данъчни облекчения и помощ за персонала и за общността. Можете също така да споменете как възнамерявате да почетете тяхното дарение, като например да им дадете малка табелка за показване или предлагане на място във вашия годишник за реклама на бизнеса им.
Благодаря ви и последващи действия
Последният параграф от вашето писмо трябва да съдържа информация за контакт, включително най-подходящото време за достигане до вас. Включете линия или две, които също показват кога планирате да се свържете с тях, ако не чуете обратно.В зависимост от персонала, можете да изберете да се свържете с тях по телефона, електронната поща или лично, но бъдете сигурни, че знаят кога и как те не са изненадани. И накрая, благодаря им за тяхното време и внимание и споменете, че оценявате какво правят за вашата общност. Подпишете писмото с вашето име, последвано от името на персонала и училището точно под вашия подпис, въпреки че някои служители смятат, че е по-лично да се подпише цялата група на писмото.
