Счетоводството е записване, анализ и отчитане на събития, които са съществени за дадена компания. Сметките съдържат записи за промени в активите, пасивите, собствения капитал, приходите и разходите. Обичайната последователност от стъпки в процеса на запис включва анализ, подготовка на записи в дневника и публикуване на тези записи в главната книга. Последващите счетоводни процеси включват изготвяне на пробен баланс и съставяне на финансови отчети.
Основи: дебити и кредити
Дебитите и кредитите са основните счетоводни инструменти за промяна на сметки. Дебитите увеличават сметките за активи и разходи и намаляват сметките за пасиви, собствен капитал и приходи. Кредитите увеличават сметките за пасивите, собствения капитал и приходите и намаляват сметките за активи и разходи. Дебитите и кредитите са съответно от лявата и дясната страна на Т-сметката, което е най-основната форма на представяне на сметка.
анализ
Първата стъпка в процеса на записване е да се анализира транзакцията, да се определят счетоводните записи и да се запишат в съответните сметки. Анализът включва преглед на хартиен или електронен запис на сделката, като например фактура, разписка за продажба или електронен превод. Обичайните транзакции включват продажба на продукти, доставка на услуги, закупуване на доставки, изплащане на заплати, закупуване на реклама и записване на лихвени плащания. При счетоводното отчитане на текущо начисляване, компаниите трябва да записват транзакциите в същия период, в който са възникнали, независимо дали паричните средства се прехвърлят или не. Транзакциите с приходи и разходи се отразяват на съответните сметки в отчета за доходите, както и на балансовите сметки. Някои сделки могат да засегнат само балансовите сметки.
Записи в дневника
Записите в дневника са втората стъпка в процеса на запис. Списанието е хронологичен запис на транзакциите. Вписването се състои от датата на сделката, сумите по дебит и кредит за съответните сметки и кратка бележка, обясняваща сделката. Например, записите в дневника за транзакция за продажба на пари в брой са за кредитиране (увеличаване) на продажби и дебитни (увеличаване) парични средства. Вписванията в дневника разкриват всички ефекти от сделката на едно място. Те са полезни и при откриването и коригирането на грешки, тъй като сумите по дебит и кредит трябва да се балансират в края на периода.
Публикуване в книга
Третата и последна стъпка в процеса на записване е да се публикуват записите в дневника в главната книга, която съдържа обобщени записи на всички сметки. Всеки запис има полета за дата на сделката, коментари, дебити, кредити и неплатено салдо. В по-ранния пример за сделка за продажба процесът на осчетоводяване включва въвеждане на сума на кредита за сметка за продажби, сума за дебит за сметката в брой и актуализиране на съответните салда. Главната книга може да бъде под формата на биндер, индексни карти или софтуерно приложение.
