Воденето на среща не винаги е лесно. Хората са известни с това, че не харесват срещи, пропускат ги и не обръщат внимание, когато посещават. Ако трябва да ръководите среща, да изпълните няколко разумни стъпки, ще осигурите заключение сред участниците, че срещата ви е била полезна и ефективно ръководена.
Разкрийте датата и времето на срещата предварително, така че участниците да могат да запазят своите графици ясно. Също така изпратете напомняне по имейл ден преди. И накрая, полезно е съобщението по интеркома 15 минути преди това. Това намалява вероятността някой да забрави да присъства.
Започнете навреме. Това показва уважение към точните хора. Приемете поздравители с кимване, ако изобщо го направите. Не трябва да се споменава закъснение по време на срещата.
Подредете технологията си предварително и се уверете, че всичко е в изправност. Нищо не е по-лошо за присъстващите, отколкото да гледате как се борите с лаптопа си за 15 минути.
Имате дневен ред, дръжте го колкото е възможно по-кратко и се придържайте към него. Изпратете електронната поща на дневния ред предварително, така че участниците да могат да мислят за това. На срещата, ако някой се отклони от дневния ред, кажете: "Нека да помислим за поставянето на тази загриженост в дневния ред на следващата ни среща."
Уверете се, че целта на вашата среща е много ясна. Дневният ред трябва да помогне с това, но трябва допълнително да се изясни. Уверете се, че се разбира дали целта ви е да разрешите проблем, да обсъдите опции или да проведете обучение. Уверете се, че всеки знае точно защо присъстват.
Не забравяйте, че хората се учат по различни начини. Използвайте различни медии - визуални, слухови, дори физически - за да предадете точките си.
Помолете хората да запишат всякакви допълнителни идеи, свързани с темата, и да ги оставят в стак на излизане в края на срещата. По-късно предоставете на всеки участник хартиено копие на протокола от срещата или вместо това изпратете имейл.
Съвети
-
Ако срещата ще бъде по-дълга от 30 минути, помислете за пускането на някои шоколадови бонбони на масата за присъстващите.
Внимание
Избягвайте да излизате от темата. Това е една от основните причини хората да се чувстват срещи като загуба на време.
