Цялостното спазване на подзаконовите нормативни актове на вашата корпорация означава, че трябва да провеждате заседания на борда на директорите, както са предписани от тези закони. Членовете имат контрол върху действията, които съветът взема на тези събирания, но те имат много по-малко мнение за това как продължават срещите. Протоколите от събранията, разбирани от съдилищата като правни документи, са толкова значителни, че, както казва бизнес консултантът Картър Макнамара, „… ако не е в протокола, това не се е случило.“
Разберете какво се случва на типично заседание на борда на директорите, като прегледате примерна програма в Помощта за управление. Персонализирайте този дневен ред, за да съответства на културата и целта на вашата компания. (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Назначавайте някого - обикновено секретарят на борда - да взема протокол от срещата. Протоколът трябва да съдържа информация, препоръчана от Макнамара: име на фирмата, дата и час на срещата, които са свикали срещата по поръчка, присъстващите, направените предложения, конфликти на интереси, които възпрепятстват участника от гласуването, въздържал се от гласуване и причините, когато срещата приключи и кой подготви протоколите.
Решете дали е налице кворум - най-малкото количество членове, необходими за предприемане на действия. Както Чикагският адвокатски комитет за граждански права съгласно Наръчника на закона предлага, проверете подзаконовите нормативни актове, за да разберете колко членове са необходими за кворум. В повечето корпорации простото мнозинство ще го направи. Например, един съвет с десет членове ще има кворум, ако присъстват шест души.
Накарайте председателя на съвета да свика заседанието по поръчка, както е в примерните минути от Помощта за управление. Секретарят трябва да вземе участие, като извика имената на членовете на съвета, които отговарят на глас, ако присъстват.
Попитайте дали членовете на съвета са прегледали протоколите от предишната среща и дали са предложени промени. След това попитайте другите членове дали са съгласни с промените. Забележка споразумение и несъгласие.След това гласувайте за това дали промените трябва да бъдат направени. Ако мнозинството гласува "да", обявете, че промените ще бъдат направени и разпространени до всички членове за одобрение на следващото заседание.
Помолете председателите на комисии да докладват за събитията от последната среща. Обърнете внимание как примерните минути, които Макнамара споменава, показват членовете, описващи срещи или събития, на които са присъствали.
Гласувайте за предложения, направени от членовете на борда, за да изпълните задача. Примери за предложения са наемането на консултант за писане на безвъзмездни средства, одобряване на списъци за проверка и финансови отчети и дори изпращане на подаръци на служители, които са болни.
Накарайте членовете на съвета да докладват „нов бизнес“ или предстоящи събития. Посещават ли се конференции, на които другите участници трябва да знаят? Или искат съвет по конкретен въпрос?
Прекъснете заседанието и обявете момента на отлагането му. Посочете датата, часа и мястото на следващата среща. Посочете дали бордът ще продължи да се събира на „изпълнителна“ сесия, където не се допускат членове на борда.
