Съветът на директорите, както всяка работна група, се нуждае от време и информация, за да усвои и разгледа нова идея. Независимо дали сте ръководител на отдел, доброволец, консултант или член на управителния съвет, някои основни насоки се прилагат при представянето на нова идея. Предоставянето на кратко представяне, предвиждане на възможни въпроси, предоставяне на достатъчно информация, за да се даде възможност за вземане на решения и своевременно реагиране на опасения, може да направи разликата между приемането и отхвърлянето на вашето предложение.
Организирайте информацията възможно най-сбито. Това означава предоставяне на преглед или обобщен лист в горната част на вашите материали, което позволява на членовете на борда да разберат новата идея и насоченост на вашата презентация в едно кратко четене. Описаният бизнес план на Planware.org предлага примерни главни теми, които могат да съставят обобщения лист (вж. Ресурси). Персонализирайте ги, за да илюстрирате предложената от вас идея и план за атака. Персонализирайте пълния контур, за да съответства на детайлите на вашия подход. С резюме на една страница и двустранен план, вие сте предоставили на членовете на борда пълна представа за проблема, вашите изследвания и предложените решения. Материалите, които следват, могат да разширяват темите по реда на обобщението ви. Това позволява на читателите да разберат пълната идея в кратък прочит и също така ще помогнат за организирането на презентацията ви, за да пасне на времето, определено от борда. Ако имате няколко минути, прегледайте резюмето; с по-дълго време, прегледайте очертанията. С много време сте готови да се справите подробно с конкретни въпроси. Това показва както вашата способност да работите в сътрудничество, така и вашето уважение към други дейности, които съветът трябва да провежда.
Представете идеи в различни форми. Треньорът за публично изказване Патриша Фрип отбелязва, че някои хора си спомнят какво чуват, но повечето хора си спомнят какво виждат. Ако вашата идея включва преразпределение на ресурсите, допълнителен персонал или подобрение на пазарния дял, помислете за представяне на тази информация накратко с графики, диаграми и диаграми. Софтуер като Microsoft PowerPoint или разнообразните графични програми, изброени в Pure-Mac, ви позволяват да представите графична информация в полирана форма (вж. Ресурси). Осигурете поддръжка на печат за графики, така че членовете на борда да могат да преглеждат графики и графики по-късно.
Очаквайте и отговорете на логическите въпроси в презентационните си материали. Осигурете приблизителни оценки на разходите, примерни графици за обучение или други данни, които да подкрепят прогнозирания успех на вашата идея. В тази област очакването на въпроси е много различно от защитата на вашата идея от атака. Избягвайте отбранителни стратегии като коментар, че много хора смятат, че идеята няма да работи или класифицира логическите въпроси като възражения.
Реагирайте незабавно на неочаквани въпроси. Благодарение на въпросника за неговото прозрение и признаване, че нямате всички данни или подробности в тази област, може да бъде придружено от обещание за отговор в рамките на седмица или друга логична времева рамка. Следвайте и спазвайте крайния срок. Информирайте всички членове на борда за отговорите, а не само на въпросите. Това показва вашата отзивчивост към притесненията и желанието ви да общувате ефективно.
Подгответе се да отговаряте гъвкаво на предложения. Идентифицирайте области, в които вашата идея може лесно да бъде променена и области, където това ще бъде трудно.Това ви прави стъпка напред в отговор на възражения или притеснения.
Осигурете достатъчно подкрепяща информация, за да разрешите вземането на решения. Особено с новите идеи членовете на съвета ще искат да преразгледат информацията със собствено темпо, преди да поемат ангажимент. Този процес на преглед може да доведе до допълнителни въпроси или притеснения. Материалите трябва да предлагат пълно изразяване на вашата идея, без да са толкова поразителни, че пречат на процеса на вземане на решения. Например, читателите се нуждаят от трите оценки на разходите, които сте получили, заедно с имената на компаниите за възможни проводници за наблюдение; но в този момент те не са готови да преминат през пълен набор от въпроси, които проучванията могат да съдържат, или подробната ви кореспонденция с всеки диригент. Адекватен е кратък параграф за техния успех и времева рамка; подробна история на всяко дружество пречи на основното решение дали да проведе проучване.
Завършете презентацията си, като благодарите на борда за отделеното време, за да обмислите идеята си, независимо от първоначалния му отговор. С късмет ще се върнете с още идеи и ще се радваме за сърдечно посрещане.
