Една от често срещаните форми на комуникация в бизнеса и науката е писането на доклади. Писането на бизнес и технически доклади изисква писане и организационни умения, изследователски способности и способност за тълкуване на данните и представянето им по начин, който експертите могат да оценят, въпреки че един мирен човек може да разбере. Бизнес и технически доклади имат много от едни и същи елементи, следователно основната разлика между бизнес докладите и техническите доклади обикновено е предмет.
Определете аудиторията си и как ще бъде разпространена вашата бизнес и техническа информация. Независимо дали пишете за група от експерти или споделяте своя бизнес опит с група студенти, знаейки, че аудиторията ви ще помогне при изграждането на информативен, добре приет доклад. Решете дали вашият доклад е просто писмена форма на комуникация или мултимедийна презентация. Ако използвате технология, която е от полза за презентацията, по всякакъв начин включва графики, слайдове, видео или други начини, за да илюстрирате някои от точките на вашия доклад.
Провеждане на изследвания за видовете бизнес доклади и технически доклади. Прегледайте примерните отчети и шаблони, за да се запознаете с типа информация, която се очаква в собствената ви бизнес комуникация.
Очертайте вашата тема и включете подтемите, за да подпомогнете процеса на изследване. Подгответе схема, за да запазите фокуса си върху всяка секция и да ви помогне да избегнете изкривяването, което може да доведе до дезорганизирано представяне. Типичните бизнес или технически доклади включват следните раздели: въведение; квалификация и тема; данни от изследвания; заключения; и бъдещи съображения.
Направете първата основна част от вашия бизнес или технически доклад. Започнете с описание на квалификациите, интересите и причините, поради които информацията ви е ценна. Обяснете как аудиторията ви може да използва вашата информация или как трябва да се тълкуват данните ви. Не съобщавате на аудиторията си как да възприемате констатациите си или как да оформяте мнения за отчета си. Вместо това отчетът ви трябва да започва с контекста на информацията ви. Например, ако пишете за тенденции на работното място по отношение на дистанционна работа, обяснете как компаниите могат да използват вашите констатации за формулиране на споразумения за телекомуникации.
Съберете изследователски резултати и данни. Организирането на вашето изследване е изключително важно, защото вашата аудитория ще постави под въпрос Вашия опит, ако представите ненадеждни, остарели или невалидни констатации. Уверете се, че данните ви са особено подходящи за вашата тема и я преструктурирайте по начин, който е разбираем.Освен ако аудиторията ви не се състои само от експерти с дълбоко познаване на техническия и бизнес жаргон, поддържайте изследванията си прости. Заместете жаргон с термини, които са познати на мирянина, и обобщете изследванията си по интересен начин.
Подгответе обсъждане на вашите констатации, включително заключенията и предложените начини за включване на вашия доклад в бизнес или технически процеси. Без да бъдат разединени, артикулирайте вашите открития по новаторски и творчески начин. Бизнес и техническите доклади понякога имат репутация, че са стабилни и консервативни. Можете да вдъхновите творческото използване на отчета си, като показвате данни, които могат да използват напредничавите аудитории.
Сглобете разделите на документа в логичен ред. Напишете кратко въведение след като сте завършили всеки раздел - често е по-лесно да съставите въведение, след като имате възможност да прегледате цялостния си проект. Вашето въведение трябва да бъде кратко - целта на Вашето въведение е просто да предоставите на аудиторията си поглед към темата на вашия бизнес или технически доклад.
Позволете си време да прецизирате и редактирате отчета си. Добра идея е да оставите доклада настрана и да се върнете към него ден-два по-късно с нов набор от очи. Ако е възможно, помолете колега да прегледа черновата ви. Включете всички предложения, които смятате, че допринасят за надеждността и използваемостта на вашата информация.
