Докладвайте писмата като основно умение на всички нива на бизнеса. Писането на ясни, кратки доклади е ключово умение за ефективна бизнес комуникация. Един ефективен, добре написан доклад може да стимулира продажбите, да създаде по-сплотени и по-добре функциониращи екипи, да рационализира процесите и да подобри финансовите операции. Докладите могат да предупреждават ръководството за възможностите за растеж на бизнеса, да идентифицират области, в които може да се реализира по-голяма ефективност, и да установят съгласувани бизнес процедури. Тъй като това е толкова важно за функционирането на повечето предприятия, писането на доклади се счита за една от най-важните форми на бизнес комуникация.
Съображенията
Писането на доклади, тъй като това е важна част от бизнес комуникацията, трябва да бъде добре планирано. Важните съображения включват познаване на аудиторията, за която се изготвя докладът, причините за изготвянето на доклада, крайната цел, за която е предназначен докладът, и конкретните служители, които са необходими за предоставяне на информация, която е от съществено значение за изготвянето на доклада. От жизненоважно значение е да се определи броят на бизнес ресурсите, които ще бъдат включени в изготвянето на доклада, и да се сравни стойността на тези ресурси с нетната възвръщаемост, която се очаква от създаването на доклада. Ако за изготвянето на доклада са необходими много ценни ресурси, но докладът ще доведе само до малка полза, то това не е ефективен проект. Една по-ненужна форма на бизнес комуникация, като например меморандум, може да е необходимо.
планиране
След като всички съображения са разгледани и документирани, авторът на доклада - или ръководителят на проекта, ако няколко автори създават доклада - съставя план. Планирането е от съществено значение за ефективното бизнес общуване, никъде повече, отколкото при писането на доклади. Изчерпателен план за изготвяне на доклад включва график за създаване на доклада, необходимите материали, списък на всички участници и всички необходими обезпечения и материали, като например произведения на изкуството.
производство
Производството е основната стъпка във всички проекти за бизнес комуникация. В писмен вид на докладите, производството може да отнеме поне един ден или няколко месеца, в зависимост от обхвата на проекта. Важно е да се консултира планът периодично по време на дългите проекти за изготвяне на доклади, за да се гарантира, че проектът е на път за своевременно приключване.
преглед
Обикновено докладът се преглежда най-малко от автора, преди да бъде предаден на крайните му получатели. За всяка бизнес комуникация са необходими добра граматика и стил, така че прегледът трябва да включва - най-малкото - преглед на правописа и пунктуацията. Ако времето позволява, трябва да се извърши по-задълбочен преглед на съдържанието. Ако е възможно, коректорът трябва да бъде някой, който отново вижда материала; "свежи очи" са в състояние да забележат печатни грешки или граматични проблеми, които някой, който е бил тясно ангажиран с изготвянето на доклада, не може да хване.
Доставка
Предоставянето на доклад може да има няколко форми: Докладът може да бъде представен като слайдшоу и дискусия, отпечатан и изпратен изцяло до получателите или разделен на няколко раздела и доставен в продължение на няколко седмици на различни получатели. Може да бъде представена по-кратка версия на дълъг доклад, а пълната версия е предоставена в печат. Методите за доставка са продиктувани от дължината на доклада, наличието на писателя за представяне на констатациите и географските местоположения на получателите.
