Въпреки че писмената комуникация има няколко очевидни предимства пред устната комуникация, като еднозначност в смисъла, лесно възпроизвеждане и постоянство, писмената комуникация не винаги е най-добрият избор за бизнес, академична или лична комуникация. Разбирането на недостатъците на писмената комуникация ви дава възможност да определите най-добрия начин на комуникация за всяка ситуация.
безличие
Писмената комуникация е по-малко лична от устната комуникация, което я прави по-малко идеална за емоционални послания. Например, повечето хора смятат, че важни новини, като например уволнение, повишение, прекратяване на връзка или предлагане на брак, трябва да бъдат съобщени лично. Комуникацията чрез писане или електронна поща също е по-малко ефективна от личната комуникация при изграждането на лични взаимоотношения.
Възможност за разминаване
Писмената комуникация не включва нюанси на тона на гласа или изражението на лицето, което прави погрешното разбиране по-вероятно. Хуморът и сарказъм са особено трудни за предаване в писмената комуникация и могат да се тълкуват като обиди. Това принуждава хората да пишат по по-формален, сериозен тон, допринасяйки за безличния характер на писмената комуникация.
Липса на мигновена обратна връзка
Оралната комуникация обикновено генерира мигновена вербална и невербална обратна връзка, която често съобщава следващите бележки на говорещия. На писмена комуникация липсва този важен елемент и дори при някои форми на дигитална комуникация като текстови съобщения или мигновени съобщения, писмените отговори нямат спонтанност в устната комуникация. Писмената комуникация не може да бъде незабавно коригирана, за да отговори на нуждите на аудиторията, да изясни въпрос или да отговори на опровержение. Освен това, ако се случи недоразумение, авторът може да не разбере за него навреме, за да го коригира.
Разходи, материали и съхранение
Писмената комуникация често отнема повече време от устната комуникация, така че тя може да бъде по-скъпа за бизнеса. Освен това хартиените копия на писмена комуникация изискват принтери, мастило и хартия, както и място за съхранение.В много случаи електронните съобщения също трябва да се съхраняват, въпреки че цената на такова съхранение от гледна точка на пространството и разходите е далеч по-малка от тази за съхранение на хартия. Дали хартиен или електронен, съхраняваните материали могат по невнимание да бъдат загубени или унищожени.
отговорност
Продължителността на писмената комуникация може да създаде проблем с отговорността. Например, докато лесно се забравят говоримите изказвания, имейли, бележки и други документи могат да се използват като доказателство в съда, дори години след като са били написани. Освен това лесното възпроизвеждане на писмена комуникация го прави по-рискован; докато говорим шега с цвят може да обиди няколко души, например, неподходящ имейл може незабавно да бъде препратен към хиляди получатели.
