Паричното разделение на задълженията е тактика за намаляване на риска от случайна и умишлена загуба на пари от служителите. Лицето, което най-вероятно ще открадне пари в брой от компания, е дългосрочен служител в работна среда, в която липсва разделение на задълженията. Сегрегацията на мита в брой е най-често срещана в по-големите корпорации, но малките предприятия също могат да се възползват от минималното разделение на задълженията или от това, че мениджърът задължително наблюдава и преразглежда задълженията в брой. Правилното разделяне на задълженията в касовия бизнес изисква разрешение, попечителство, записване и съгласуване.
упълномощаване
Разрешението е първата стъпка във веригата на задържане. Само едно лице има право да изпълнява задължение. Например, дадено лице може да получава поща и чекове, но не трябва да запазва проверките, които е задържал, да ги записва или да съгласува счетоводната книга, по която са били въведени проверките. Освен това той може да разреши или подготви депозити, но не може да отиде в банката, за да депозира парите. Понякога, в по-малък бизнес, лицето, което разрешава проверка, може да го съгласува само ако друг служител или мениджър го депозира и запише.
попечителство
Продължителността на задържането зависи от задължението. Например, един касиер, който борави с пари за осемчасова смяна в повечето случаи, не трябва да съгласува собственото си касово гише. Би било приемливо за нея да преброява и записва сумите в края на деня, но началникът трябва да съгласува общите суми, за да провери паричните средства срещу разписки. Това гарантира, че всички пари се осчетоводяват и никой не липсва.
запис
Записването е парично задължение, което изисква мениджърът или служителят физически или по електронен път да регистрира сума в брой в счетоводните книги на компанията. Това парично задължение осигурява хартиена следа, която следва парите. В предишния пример мениджърът, който е съгласувал касовия чекмедже, трябва да накара друг мениджър да запише пари в брой за депозит или пари в брой. Когато много хора работят с пари в брой, е важно да се разделят задълженията по цялата верига на задържане.
помирение
Помирението е последната стъпка в разделението на паричните задължения и веригата на попечителство. Той гарантира, че всеки, който обработва парите, е отчел правилно парите, чековете или депозитите. Когато мениджърът или служителят съгласува сумите в брой за деня или седмицата, той дава възможност на бизнеса да улови всякакви грешки в счетоводството или да открие потенциална вътрешна кражба. Бизнесът винаги трябва да има различен човек, който да се съгласува с този, който е получил, обработил или записал парите.
