Подписващите проверяващи или проверяващите лица са лица, упълномощени да подписват чекове за фирми, компании и корпорации. Те отговарят за гарантиране, че представените за подписване проверки са легитимни и подготвени в съответствие със счетоводните процедури на техните организации. В зависимост от структурата на техните организации, поддръжниците на чека могат да бъдат собственици на предприятия, счетоводни надзорници или корпоративни служители. Въпреки че големите компании могат да подготвят проверки с отпечатани подписи, проверките за суми, по-големи от определена сума, може да изискват "жив" подпис или множество подписи.
Проверки за подписване: Поставяне на името ви на линията
Поддръжниците на проверката са отговорни за проверката, че всяка проверка, която подписват, е подготвена правилно и представлява легитимен бизнес разход. Подписващите страни могат да бъдат подведени под отговорност или подложени на наказателно разследване за подписване на чекове, измамано или незаконно. Когато подписвате бизнес проверки, помислете за всеки чек, който подписвате, като че ли е ваш. Задавайте въпроси, ако имате притеснения относно проверката, която трябва да подпишете. Следвайте процедурите на организацията си за отчитане на подозрителни измами.
Бизнес проверки 101
Бизнес организациите могат да използват една операционна сметка или да използват множество сметки за различни видове разходи. Проверете поддръжниците на бизнеса, използващи множество сметки, отговарят за това, кои сметки се използват за плащане на конкретни разходи. Примери за сметки включват обща сметка за общите оперативни разходи, сметки за заплати, ескроу сметки за съхранение на клиентски средства и сметки, използвани за маркетинг и реклама. Въпреки че от счетоводителя може да се изисква да провери дали са използвани правилните сметки, подписването на бизнес проверки представлява вашето одобрение за всяка подписана чек.
Проверка на получателите и сумите за проверка
Не подписвайте празни чекове; ако са изгубени или откраднати, може да бъдете подведен под отговорност. Прегледайте всяка проверка, която подписвате, за да потвърдите получателя и сумата, която се заплаща. Ако не сте запознати с получател, поискайте документация, за да направите резервно копие на плащането. Плащанията към доставчици трябва да бъдат придружени от оригинални фактури. Съпоставете писмената сума с цифровата сума, показана за всяка проверка. Уверете се, че сумата на всяка чек попада в подписващия ви орган.
Предотвратяване на проблеми с измамите и счетоводството
Поддръжниците на проверката трябва да знаят и да следват фирмените счетоводни процедури. Те са отговорни за сигнализиране за неправомерно издадени проверки. Задавайте въпроси, ако не сте доволни от какъвто и да е аспект на проверка, представена за подпис. Не рискувайте да подпишете чек, който по-късно може да бъде разгледан или за който е установено, че е издаден с измама. Консултирайте се с колеги и / или началници, когато е представено за подписване на подозрителни проверки. Поддържането на регистър на подписаните проверки и отбелязване на всякакви проблеми с представените за подпис проверки и последващите действия могат да ви помогнат да се освободите от участие в предполагаема престъпна дейност.
