Списъкът за вътрешен контрол за подписващите проверки варира в различните организации. Всяка компания трябва да определи надежден план за управление на риска, за да елиминира потенциала за нечестност и да предотврати измамите. За някои предприятия процесът започва с проверки на поръчките и варира от съхраняване на чекове до изискване за двама подписали или специално одобрение за проверки, които надвишават определена сума. Периодично преглеждайте правилата, за да гарантирате, че те обхващат най-добрите практики.
Писмена политика
Въвеждане на вътрешни политики или контроли в писмен вид, в които се посочват контролите на организацията за проверки от поръчване и получаване до действително подписване. Инструменти за проектиране, които се състоят от документи и записи, за да записват всички транзакции и събития за проверка. Уверете се, че съоръжението разполага с подходящи хранилища, а компютърните програми имат адекватна сигурност.
Празна наличност
Много организации имат физически лица или попечители, които носят отговорността да пазят контролния лист за празни наличности. Процесът може да включва следните стъпки: записване на датата на доставка на празни чекове и посочване на последователността на получените проверки. Въведете липсващите контролни номера на контролния лист. Лицето, което получава партидата празни чекове, трябва да има дата и подпис за всяка пратка. Освен това запишете датата и последователността на неизползваните чекове, върнати в хранилището. Проверете последната издадена проверка; това гарантира запазването на контролната последователност непокътната.
Независими проверки и баланси
Независимите проверки и баланси правят най-добрата практика, когато става въпрос за вътрешен контрол на подписващите чекове. Това включва осигуряването на сумите на проверките, равнението има точните суми, включително технически проверки, сравняване на активи със записана отчетност, компютъризиран контрол. Освен това, прегледайте управлението на счетоводните отчети, като например отчетите за остарелите баланси и други автоматизирани отчети.
Административни прегледи
Понякога може да не е практично за организацията да разделя задачите; в този случай администраторът трябва да провежда рутинни прегледи, за да гарантира целостта на процеса на писане на чека. Подпишете само проверките с необходимата документация и се уверете, че отделните подписващи проверки изпращат чековете от офиса. Когато е възможно, не връщайте чековете на лицето, което поддържа парични плащания и записи за задълженията по сметки. Като въпрос на политика, не правете проверки, платими на "Кеш".
Отделни профили
Създайте минимум две отделни банкови сметки за вашата компания. Депозирайте всички средства и постъпления в първата сметка. Прехвърлете достатъчно средства във втората сметка, за да покриете чековете, които пишете. Член на борда или друго определено лице трябва да има разрешение да прехвърля средства по сметката. Освен това, създайте отделна сметка за заплати; отново, прехвърлете само сумата, необходима за посрещане на работната заплата.
Подписи
Някои табла могат да изискват два подписа за проверка. Обаче получаването на два подписа може да е тромаво и да изисква предварително подписани празни чекове. Ако правилото не работи за организацията ви, променете правилото на изискване за един участник до определена сума в долари. Също така, създайте директен депозит за служителите и използвайте услугата за заплати на трета страна.
