Няма съмнение, че напредъкът в технологиите - особено по отношение на интернет - е улеснил и ускорил обмена на информация с хората по целия свят. За съжаление, той също дойде на цената да оставим традиционните социални благодат и добра преценка да паднат в нашата бързина, за да накараме приятели, да предложим идеи или да запечатаме ключова сделка. Ето какво трябва да знаете за използването на електронната поща разумно както в личния, така и в професионалния си живот.
Чудовища в киберпространството
Интернет е родил злонамерена нова порода злодеи, които попадат в две категории - тези, които искат да навредят на компютъра ви и на тези, които искат да ви навредят. Тези, които искат да унищожат всички данни на вашата система, правят това чрез бързодействащи вируси, прикрепени към имейли, които или ви изкушават с интригуваща кука в сюжетната линия ("Поздравления! Току-що спечели лотарията") или се преструвам да дойде от някой, когото познавате ("Хей! Получихте ли съобщението ми за обяд следващата седмица?"). Това, което е толкова коварно за последното е, че на повърхността подателят изглежда легитимен, но при отварянето на електронната поща получателят получава указания да кликне върху връзка, която бързо ще разгърне електронното унищожение. Имейлите, които претендират да предупреждават за проблеми с банкова сметка, нарушение на сигурността в PayPal или какъвто и да е вид наказателно разследване, което привлича незабавно внимание и сътрудничество на получателя, следва винаги да се считат за заподозрени. Другият вид кибер злодей се крие в чат стаи, поглъща лична информация от блогове и е редовен посетител във Facebook, MySpace и уеб сайтове, свързани с запознанства. Поради анонимността, че Интернет предоставя на потребителите на електронна поща, вие нямате представа дали този сладък човек, който пишете назад и напред към - и се приближавате към действителна дата - е действително завършил Харвард, работи за Merrill Lynch и управлява Porsche или е мръсен изпълнител, който се поддава на доверие на жените и е на път да ви удари с плачеща история, която включва да му получите достъп до дома ви и / или кредитните ви карти.
Неподходящо използване на офис оборудване
Някога се предполагаше, че повечето служители притежават здравия разум, че не трябва да се държат с фирмения телефон с часове с приятелите си, да задържат офис консумативи за домашна употреба или да използват машината Xerox, за да направят няколко копия на романа, които могат или може да не е тайно писмено по време на работното време. Онова, което стана проблематично, обаче, беше, че в случаите, когато дойде време да се уволни някой, че е откраднал кредита или използвал пощенски метър, за да изпрати сметки за домашен бизнес, най-леката защита на обвинения служител беше: "О, не съм Не знам, че не ми е било позволено да го направя. Това доведе до създаването на все повече фирми, които разработват процедурни наръчници, идентифицирайки в строги условия какво е и какво не е подходящо поведение. Интернет, разбира се, играе важна роля в много от днешните насоки. Разбира се, че изглежда достатъчно безобиден, за да предаде шега по имейл, да размени случайни клюки или да каже, че може би шефът е безсмислен рубей. Тези съобщения обаче не само губят ценно време, но могат да станат предмет на призовка, ако компанията някога е участвала в съдебно дело. Освен това, имейл от неизвестни страни може да носи един от тези гореспоменати вируси и да постави компанията на значителен риск.
Привилегирована информация
Поверителността често е застрашена, когато решим да общуваме помежду си чрез електронна поща. За разлика от писмо, което може да бъде заключено или дори изгорено след прочитане от целевия получател, електронната кореспонденция може случайно или умишлено да бъде достъпна от трета страна. Това е особено вредно за сектора на труда, ако съдържанието на електронната поща се отнася до поверителни данни, досиета на пациента / клиента или информация относно финансовата стабилност на компанията. Сигурността също е застрашена, ако например дадено лице предостави информация за кредитна карта или номер на социално осигуряване в контекста на имейл съобщение на продавача, а не въведе данните в защитен уебсайт.
Случайни разговори
Тъй като електронната поща се чувства като такъв неформален, спокоен форум за чат с хора, те често ще разширяват същото ниво на бледо познаване на всички непознати и след това се чудят защо получават студеното рамо. Добър пример за това ще бъдат желаещите автори, които искат да представят романа си на редактор в издателство. За разлика от старите времена, когато такива тестове винаги са били под формата на хартиени писма, които са били изпращани с охлюви, заедно с самозалепващ се пакет, много издатели признават, че електронните заявки не само убиват по-малко дървета, но и им позволяват да обработвайте обезсърчаващото натоварване на подаванията много по-бързо. Това, което незабавно ги изключва, е разговорът, който започва с „Здравей, Емили“, сякаш подателят е познавал Емили от години. Като се има предвид, че тя вероятно няма да знае Емили, ако тя я прекара на улицата, е арогантно да се предположи, че въвеждането на имейл е незабавна врата за приятелство или че подателят може да разкрие лична информация, която е извън границите на професионалния протокол. Докато получателят не ви кани да използвате първото й име, винаги е разумно да се заблуждавате от страна на формалността. Също така е разумно да форматирате писмото на екрана на компютъра точно както бихте написали писмо, което ще бъде разпечатано и изпратено по пощата. Това означава спестяване на откачени шрифтове и икони на усмивки за приятелите и семейството, които вече ви познават.
Изписване на прозореца
В съответствие с неформалния характер на обмена на електронна поща и незабавните съобщения, изглежда, че той е дал на много хора извинение да не корегират съдържанието си за грешки в правописа и граматиката. "О, това е просто имейл", казват те. - Все едно някой наистина се интересува или има време да хване всяко малко нещо. Това, което обаче не успяват да разгледат, е, че електронната поща е отражение на гордостта - или липсата на такава - която те вземат в собствената си работа. Тъй като никога не знаете колко хора в допълнение към Вашия намерен получател ще го видят, ще ви се наложи да се уверите, че е възможно без грешки, преди да натиснете бутона за изпращане.
Съображенията
Това е тъжен коментар за нашето общество, че толкова много хора използват анонимния характер на интернет, за да изпращат жестоки, болезнени и порочни имейли. Фактът, че те могат да приемат "безлични" персонажи чрез многобройни имейл акаунти, им е дал възможност да скрият истинската си самоличност зад фалшивите имена и да отприщят шумове, че вероятно биха били твърде притеснени да кажат лично. Всичко това е дума за мъдрите за използването на електронната поща изобщо: ако не е нещо, което не бихте желали да притежавате в разговор лице в лице, то вероятно не би трябвало да влизате в имейл. За повече съвети за електронния етикет - както и съвети за запазване на сигурността в електронен носител - посетете връзките, изброени в края на тази статия.
изолираност
И накрая, но не на последно място, електронната поща е повлияла на нашето желание и способността ни да общуваме помежду си чрез действително време за лице. Вместо да се срещне с приятел за обяд и да навакса, стана по-малко кавга към електронния чат. Вместо да вземете телефон или да напишете поздравителна картичка, стана по-удобно просто да изпратите имейл. Дори благодарствените бележки за подарък или прекрасна вечеря са заменени от мигновени съобщения. Най-тревожното обаче е, че по-младото поколение е станало по-удобно да общува чрез клавиатура, отколкото да взаимодейства с други хора в социални ситуации. Това, от своя страна, ще има отрицателно въздействие върху техните словесни умения, езика на тялото и самочувствието. В крайна сметка, ако можете да приемете каквато и да е идентичност, която искате в интернет, няма причина да работите върху това да разберете кой наистина сте като човек.
