По целия свят фирмите използват електронна поща за комуникация, трансфер на данни и сътрудничество. Електронната поща е ефективен инструмент за повишаване на производителността на бизнеса и повишаване на надеждността на данните. Въпреки това лекотата на използване на електронната поща и намаляващата формалност могат да създадат непрофесионални комуникации и претоварване на данни. Използването на електронна поща за бизнеса също има недостатъка от отварянето на компютърната ви мрежа към потенциални вируси и злонамерен софтуер, изпратени чрез прикачени файлове в имейли.
Намалени нива на управление
Служителите на всички нива на бизнеса могат да изпращат имейли на всички в бизнеса. Тази лекота на изпращане на съобщения заобикаля установената верига на командване и прекъсва стандартните процеси за преглед на въпроси, свързани с човешките ресурси. Тази неформалност също може да доведе до смущения за ръководителите, които трябва да се съсредоточат върху възможностите на високо равнище, а не върху ежедневните кадрови въпроси.
точност
Лекотата на изпращане на имейли може да намали точността на информацията. Като по-неформална медия, подателите обикновено отговарят бързо на съобщенията и не преглеждат информация. Служителите също могат да се чувстват подложени на натиск да отговорят бързо на исканията, без да се зачита точността. Когато съобщенията се изпращат с неточна информация, може да е трудно да се коригира грешката поради бързото разпространение на електронна поща до други страни.
конкуренция
Имейлът може да увеличи конкуренцията в бизнеса. Клиентите могат да изпращат котировки за продажби на конкуренти, търсещи по-ниски цени. Ако получат по-ниска цена, те могат да отидат с конкурент или да се върнат с искане за още по-ниска цена. Имейл също улеснява клиентите ви да работят с офшорни компании, които предоставят услуги на по-ниски цени поради по-ниските заплати и по-ниските разходи за живот в развиващите се страни.
професионализъм
Имейлът може да доведе до по-ниско ниво на професионализъм. Служителите са склонни да използват по-малко формален подход към комуникациите, когато използват имейли, което може да изглежда непрофесионално на настоящи и потенциални клиенти. Форматирането на реклами чрез промени в текста и цвета може да изглежда непълнолетно и несъвместимо с профила на фирмата ви.
Повишена заетост
Имейлът може да увеличи нуждата от служители. Допълнителни служители за обслужване на клиенти може да са необходими, за да отговорят на потребителските имейли, и може да са необходими повече изпълнителни помощници, за да ви помогнат да сортирате и отговорите на имейл съобщенията за заети ръководители.
Претоварване с информация
Имейлът може лесно да създава претоварване на информацията в получателите. Лесното копиране на съобщения в цялата организация може да претоварва служителите с нежелана или ненужна информация за преглед. Информационното претоварване намалява производителността.
Сигурност
Защитата на данните може да бъде трудна за поддръжка, тъй като чувствителната информация може лесно да бъде изпратена по имейл. Вирусите, изпратени чрез прикачени файлове в електронна поща, които причиняват щети на компютърната система и загуба на данни, могат да компрометират компютърните мрежи.
