Всеки тип организация разчита на структурата - от сдружението на местните собственици до мултинационална корпорация. Формалността на тази структура зависи от избора на нейното ръководство. Структурите могат да варират по формалност, като някои групи нямат никакви правила, а други имат всичко документирано и подписано от всеки нов служител. За да определите вида на организационната структура, която вашият бизнес трябва да има, той може да помогне да се запознаете с възможностите ви.
Формална система срещу неформална система
Често организационната структура на бизнеса ще създаде прецедент за културата на работа като цяло. Докато описвате структурата си по време на процеса на интервю, естествено ще привлечете вида служители, които предпочитат да работят в този тип среда, и тези работници ще ви препоръчат на други. Формалната организационна структура е тази, която има внимателно документирани процеси, от организационни схеми, описващи командната верига до описанията на длъжностите, специфични за всяка позиция.
В една неформална трудова култура тези йерархии никога не могат дори да бъдат обсъждани. Собственият бизнес собственик може да наеме първия си служител, без да заявява на глас, когато този работник ще се побере в организационната схема на бизнеса. Тъй като още повече служители са наети и бизнесът расте, някои компании никога не се обръщат официално към тези въпроси. Разбира се, много организации попадат някъде между тези две крайности, може би обсъждат кои служители съобщават на кого, без дори да я пишат.
Предимства на формалните работни структури
Структурата може да помогне на организацията да работи гладко, като всички членове знаят точно къде да отидат, ако се нуждаят от помощ или имат опасения. За лидерите това означава да може да се изгради структура, където другите мениджъри да мотивират и подпомагат служителите, а не да дойдат всички до най-добрите за всичко. Мениджър от най-висок клас може да има срещи с целия управленски екип и след това информацията да се филтрира до служителите под тях. Това спестява време и пари, позволявайки на лидерите да се съсредоточат върху цели, специфични за развитието на бизнеса.
Ако управлявате бизнес, може да откриете, че официалната работна структура ви позволява да бъдете по-добре организирани. Ако поставите целите си, организационната си схема и правилата и процедурите си в писмена форма, може да откриете, че редовно ги посещавате и се уверете, че сте на път. Наличието на всичко документирано ще ви помогне и ако потърсите инвеститори или поискате банков кредит, за да развиете бизнеса си. Ще имате необходимите документи, за да покажете, че вашият бизнес има стабилна структура.
Предимства на неформалните работни структури
При обсъждането на предимствата и недостатъците на формалните и неформалните групи изглежда, че понятието за гъвкавост винаги възниква. Един от най-големите недостатъци на официалната работна структура е, че тя има склонност да поставя бюрокрацията на място, която може да забави операциите. Ако даден служител трябва да отиде при ръководител с проблем и да изчака да се изкачи по веригата, напредъкът се забавя и бизнесът може да се сблъска с проблеми. Информацията също може да се загуби, докато се изкачва нагоре или надолу, с важни детайли, забравени или изкривени.
Може би обаче най-голямото предимство на неформалната работна структура е гъвкавостта. Вместо да има процеси, поставени в камък, вашият бизнес има свободата да се променя, тъй като организацията се отличава и потоци. Това също означава, че ако имате голяма промяна, вашият екип ще може бързо да коригира и попълни тези пропуски, вместо да трябва да чака да продължи напред, докато не промените структурата на фирмата си.
Какво е култура на работа?
Задаването на тон за всичко, което прави вашият бизнес, е неговата работна култура. Културата се отнася до основните вярвания, които влияят на вашата организация, от решенията, които правите към облеклото, което сте въвели за вашите работници. Ако сте основали бизнеса и сте го построили сами, вашата култура на работа е може би пряко отражение на вашата личност и основни ценности. Докато наемате хора, можете да запазите екипа си с хора, които също отразяват тези ценности, независимо дали го правите съзнателно или не.
Дори и с най-добрите намерения, вероятно ще ви е трудно да поддържате тази култура на работа, докато вашият бизнес расте. Може просто да е един човек, който не се вписва съвсем добре с останалата част от екипа, или може да откриете, че носите с нов клиент, който натоварва положителната, небрежна работна среда, която сте работили толкова трудно за изграждане. Колкото повече разбирате културата на работа, която се стремите да поддържате, толкова по-бързо ще можете да върнете нещата назад.
Формални работни култури
Тъй като работната култура е тясно свързана със структурата, важно е да се обсъдят предимствата на официалната култура. Тъй като все повече фирми се стремят към неформални работни култури, стана ясно, че това е настройка, която не работи за всяка компания. Всъщност някои организации са много по-подходящи за формална структура. Правна или счетоводна фирма например може да установи, че официалната трудова култура е по-подходяща за собствените си служители.
Не само официалната трудова култура работи най-добре за служителите, които предпочитат структурата, но и помага на бизнеса да привлича клиенти, които настояват за формални работни култури. Една компания може също така да установи, че е по-лесно да получи инвестиционни пари, когато има по-официална настройка, тъй като по-традиционните инвеститори могат да бъдат привлечени към предоставената структура.
Неформални работни култури
През последните години предприятията се насочиха към по-неформална среда, като проучванията свързват определени трудови култури с подобрен морал. Положителната култура на работа е свързана с ангажираността на служителите, което означава да се даде възможност на работниците да бъдат част от изграждането и развитието на организацията. Неформалната култура се простира отвъд обичайните облекла и обзаведените стаи с пълноценна почивка, включващи гъвкаво работно време и политика на отворени врати.
В една неформална работна култура, удовлетвореността на служителите е най-важната цел, но е важно да се гарантира, че този тип среда отговаря на вашата личност, както и на предпочитанията на хората, които наемате. Това може да означава, че от време на време се налага да коригирате начина, по който работите или преосмисляте някои от вашите практики за наемане. Може да откриете, че например добавянето на няколко изпълнители или отдалечени пълнометражни устройства е по-подходящо за средата, която се опитвате да създадете. Какъвто и да е случаят, неформалната трудова култура ще ви даде гъвкавостта да направите тези промени.
Създаване на структура в неформална среда
Премахването на структурата не означава, че не предлагате насоки за това какво се очаква от всеки служител или обратна връзка за това как се представят. Едно от най-добрите неща, които можете да направите, доколкото е формална документация, е да го използвате, за да насочвате служителите си. В допълнение към написването на вашите политики за човешките ресурси за неща като ваканция, трябва също да очертаете очакванията за работа на всяка позиция, за да дадете на вашите работници насоки за служебните задължения. Това също ще ви даде възможност да преминете към момента, когато е време да предоставите обратна информация за работата на служителя.
Въпреки това, обратната връзка е в двете посоки. Успешните компании инвестират в механизми за обратна връзка, които позволяват на служителите да дадат възможност на ръководството да знае как се справя. Вместо просто да чакате, за да разберете дали техните мениджъри са доволни от работата си, на служителите е разрешено редовно да дават обратна връзка за това как се чувстват по отношение на работната култура и собствените си роли в нея. Когато техните промени бъдат приложени, служителите се чувстват по-ангажирани, защото виждат, че те са част от начина, по който организацията работи.
