Общоприети счетоводни принципи очертават счетоводните правила за финансовите транзакции. Компаниите, които продават продукти, често използват проби от продукти, за да покажат опции за клиентите. Тези проби могат да бъдат произведени или закупени от компанията. И в двата случая има разходи за пробите. Съществуват множество допустими методи за разходване на тези проби по GAAP.
Правила на GAAP за разходи
Съгласно принципите на общоприетите счетоводни принципи, разходите трябва да се отчитат в периода, който съдържа съответните приходи. Ако разходите не могат да бъдат обвързани директно с приходите, те трябва да се признават като разход в периода, в който са направени. За да понесе разходи, бизнесът трябва да бъде юридически отговорен за него. Разходите не е задължително да са платени, само договорени. Например, ако бизнесът наеме офис площи, наемът за всеки месец трябва да се разходва през този месец, дори ако наемът все още не е платен. За проби от продукти, принципите на общоприетите счетоводни принципи позволяват незабавното разплащане на пробите, когато дружеството ги закупи или капитализира и отсрочи част от разходите към бъдещи периоди.
Незабавно удължаване на пробите на продукта
Въпреки че образците на продуктите могат да се използват за няколко счетоводни периода или дори за няколко години, GAAP позволява да бъдат разходвани при първоначално закупуване. Това се дължи на факта, че пробите често не могат да бъдат пряко съпоставени със съответните приходи. Много клиенти и потенциални клиенти могат да видят пробите. Някои могат да направят покупка, а други не. Разходът на извадките позволява на компанията да признае разходите, когато те са направени, вместо да се опитва да определи кои бъдещи периоди, за които разходът принадлежи. За отчитане на разходите, дебитните проби или Доставките в отчета за доходите и кредита или Банката, или Сметката, платима, в зависимост от това дали пробите са платени.
Капитализиране на образци на продукти
Ако пробите от продукти могат да бъдат проследени до конкретна продажба, те могат да бъдат капитализирани и след това признати като разход в периода на свързаните с тях приходи. Например, ако през май бяха създадени проби от дърво за специфичен клиент, компанията може да капитализира разходите по книгите и да ги разходи, когато клиентът направи покупката през септември. Първоначалните счетоводни записвания са кредити към Парични средства или Задължения и дебит към Предплатени разходи. Когато разходите се разходват, сметката за предплатени разходи се кредитира, а сметката за проби или доставки се дебитира.
Остарели проби
Ако дадена компания избере да капитализира проби от продукти и да ги разходва в бъдещ период или за няколко периода, тя трябва да ги преразглежда редовно, за да се увери, че те все още могат да се използват. Ако капитализираният образец на продукта остарее или по друг начин не се използва от дружеството, той трябва да бъде отписан през този период. Това важи и ако пробата е повредена и не може повече да се използва.
