Обаждащите се могат да оставят съобщения на вашата гласова поща по различни причини. Някои от съобщенията могат да бъдат приятелски напомняния за важна бизнес информация и контакти. Нещата, които казвате в съобщението си за гласова поща, независимо дали това е лична гласова поща или бизнес гласова поща, ще играят важна роля за това каква информация ще получите от обаждащите се. Има една основна информация, която винаги трябва да включвате в гласовата си поща.
Изходящо съобщение
Първото нещо, което трябва да направите при напускане на изходящо съобщение, е да идентифицирате името, организацията и телефонния си номер. Второто нещо, което трябва да направите, е да се обърнете към вас. Например, може да искате да кажете, че не сте на разположение и дайте времето и деня, в който ще се върнете. И накрая, опишете вида на информацията, която искате да се върне в гласовата поща, като име, фирма, номер и евентуално съобщение. Типична изходяща гласова поща може да звучи така: „Аз съм Боб Смит с Sampson, Inc. на 555-555-5555. Няма да съм на разположение до 4 часа днес, но моля, оставете вашето име, фирма и номер и ще ви върна телефонното обаждане незабавно. Благодаря ви. ”Не забравяйте да бъдете кратки и дайте ясни, кратки инструкции на повикващия.
Избягвайте проблеми
Повикващите могат понякога да наричат погрешни номера. Като не посочвате името, организацията и телефонния си номер в изходящото си съобщение, често можете да получавате съобщения, които не са предназначени за вас. Като посочите тази информация, уверете се, че повикващият знае, че са достигнали до правилния човек или са набрали правилния номер. Можете или не искате да насърчите обаждащия се да остави съобщение. Ако не ги насърчите да оставят съобщение, ще ви е трудно да прецените важността на телефонното обаждане. Ако получавате многобройни съобщения с гласова поща, тези съобщения са важни за определяне на телефонните обаждания, които да се връщат незабавно и как да се подготвите за връщане на телефонно обаждане. Ако насърчавате съобщенията, трябва да помолите обаждащия се да бъде кратък или да обобщи съобщението. Гласовите съобщения с дълги обяснения на съобщенията могат да станат тромави или да не са необходими, като по този начин губите времето си.
Добавете имейл, социални медии
Тъй като толкова много информация се споделя чрез социалните медии, вероятно би трябвало да помислите за добавяне на онлайн информация за контакт към изходящото си съобщение. Предизвикателството при напускането на контактите в социалните медии е да накара повикващия да разбере къде да го остави. Може да се наложи да изричате името си и да не предполагате, че повикващият знае. Ако искате обаждащият се да остави съобщение на вашия имейл адрес, може да искате да кажете „Можете да ми оставите имейл адрес на Боб Смит в Sampson dot com“ или „Можете да оставите съобщение в bobsmith Използвайте най-добрата си преценка, но изписването на вашето име и името на фирмата ви дава на повикващия най-добрата възможност да направят информацията правилна. Не е добра идея да се споменават URL адресите, като например Facebook или Twitter, защото те могат да бъдат объркващи. Ако смятате, че това са най-добрите места, където да оставите съобщения, кажете на изходящото си съобщение: „Можете също да ми оставите съобщение на моята Facebook страница.“
