За да се управлява ефективно медицинският кабинет, трябва да се разработят и приложат малка практика или голяма клиника, всеобхватни и ясни процедури, които отговарят на необходимите задачи и отговорности. Офис процедурите трябва да подчертават задълженията на различните служители, като например описанието на това, което трябва да правят служителите, когато офисът се отваря и затваря. Трябва да разберете как медицинският кабинет работи, за да приспособи процедурите по подходящ начин.
Основи
Офис процедурите трябва да показват как да взаимодействат с клиентите. Съответните теми включват стандартни поздрави от клиента (например, лично и по телефона), недоволни или ядосани клиенти на управлението, конфиденциалност на клиента (напр. HIPAA регламенти), както и определяне на назначения и уведомяване. Силни умения за обслужване на клиенти се изискват за повечето служители в медицинската служба. Така процедурите трябва да разграничават „доброто“ от „неадекватното“ обслужване на клиентите. Необходими са стандартни процедури в случай на авария или природно бедствие, като пожар или наводнение. Създайте отделен наръчник на служителите, за да обсъдите политиките относно облеклото, посещаемостта, сексуалния тормоз, заплатите, почивките и обезщетенията.
Records
Успешният медицински кабинет управлява ефективно записите на пациентите си. Процедурите за архивиране трябва да бъдат задължителни за офисите без хартия (напр. С информация за пациента, съхранявана онлайн или в компютърна програма). Ръководството на фронт офиса трябва да обясни как да създава, актуализира и съхранява клиентски записи. Ръководството също така трябва да включва процедури за това как да направят записите неактивни, например когато пациентите се движат. Друг важен аспект включва календари на лекарите. Например, при насрочване на двама пациенти на всеки час, един лекар може да има от 20 до 30 минути свободно време. Процедурите трябва да обяснят как да се планира подходящ брой пациенти на час и дневно. Процедурите също така могат да представят стандартен начин за възлагане на изпитни стаи.
фактуриране
Предните медицински кабинети трябва да уточнят как да се събират плащанията от пациентите. Ако пациентът използва застраховка, процедурите трябва да обяснят каква информация е необходима за проверка на застраховката и за събиране на допълнителна вноска, ако е необходимо. Процедурите трябва да обяснят дали да се получи плащане преди или след посещението, когато пациентът плаща от джоба си. Също така, опишете необходимите стъпки за своевременно възстановяване на застрахователни искове. Например, обяснете кой ще кодира или идентифицира медицински процедури за записите на пациентите, както и фактуриране. Процедурите следва да уточняват как да се обработват просрочени сметки, като тези, които остават неизплатени в продължение на 6 месеца или 1 година.
