Правилно отчитане на разходите за заплати е голяма част от отговорността на всеки счетоводен отдел, в бизнеса в цялата страна и по света. Необходими са точни финансови отчети в редица ситуации, като например при отчитане на счетоводните номера на финансово регулиращите агенции, кандидатстване за парични средства за отпускане на безвъзмездни средства и за заявления за кредит. Поддържането на точни отчети за разходите също ще помогне на ръководството да вземе решения за бюджетиране и ще спомогне за ускоряване на циклите на наемане. Въпреки че малко хора мислят за ден на плащане, докато най-накрая пристигне, подготовката за ден на плащане е работа на пълно работно време за другите.
Съберете листове за време или подробности и ги въведете в софтуерно приложение за заплати. Те ще включват и заявки за болнични / лични плащания, плащане за почивка и листове за корекция на времето. Уверете се, че времевите листове са одобрени от съответния мениджър преди влизане.
Проверявайте времевите записи, за да сте сигурни, че са разумни и точни. Този процес изключва всякаква възможност за измама с часовник.
Получаване на окончателно одобрение от мениджъра преди рязане на чекове и подаване на електронни трансфери (EFT) към банкови институции.
Изрежете проверките и разрешите транзакции с ЕПС.
Съхранявайте записите във ведомостта на заплатите в продължение на пет години от момента, в който служителите са били платени.
Проследявайте активността на проверката на живо, включително когато те се депозират в сметката на служителя, когато изчиства банката и когато имате достъп до електронно изображение на изчистената проверка. Запазете копие на проверената проверка на ръка.
