Ако започвате нова работа, която изисква професионални служебни задължения, изпращате лично или служебно писмо или изпращате полет за набиране на средства или друго събитие, ще трябва да се научите как правилно да оформяте плик. Пощата, която не е представена правилно, може да изпрати съобщение до получателя, че не се интересувате достатъчно от него, за да прекарате времето за правилно сгъване и вмъкване на елементи в плик.
Адресирайте пликовете си, преди да ги запълвате, особено ако те съдържат писма до клиенти или потенциални клиенти. Пликовете могат да бъдат адресирани чрез използване на принтер за транспониране на адрес директно върху плик чрез отпечатване на пощенски етикети, които могат да бъдат закрепени върху плика или чрез писане на адрес на ръка. Написаните на ръка пликове трябва да се използват само при изпращане на лична кореспонденция до приятел или член на семейството.
Съберете материалите, които трябва да бъдат поставени във вашия плик. Ако имате много пликове, които да съдържат подобна информация, намерете голяма повърхност, за да работите, като например маса, бюро или гише. Разделете различните компоненти на всяка пощенска разписка на отделни купчини в рамките на достижимо разстояние от мястото, където ще работите.
Разгледайте най-големия лист хартия, който трябва да бъде включен в пощенската разписка. Ако най-големият лист е типично 8.5-на-11-инчово писмо, то ще трябва да се сгъне на трети, като всички по-малки листове или пощенски компоненти се сгънат вътре. Ако най-големият размер на хартията е значително по-малък от нормалния лист хартия, можете да сгънете хартията наполовина или да я оставите разгъната, ако ще се побере в плика.
Плъзнете сгънатата (ите) хартия (и) в плик с отворен край, обърнат към долната предна част на плика. Получателят трябва да може да отвори капака на плика, да извади писмото и да прочете съдържанието на вашата поща, без да се налага да обръщате хартията наоколо или надолу. Запечатайте плика с влажна гъба, ако не използвате самозапечатващ се (или залепващ се) плик.
