Когато парични средства се прехвърлят на друго лице в бизнес среда, трябва да се запише запис на транзакцията. Често служителите получават достъп до парични средства, за да плащат малки покупки, направени от името на компанията. Паричният фонд се нарича дребни пари, използвани за плащане на неща като офис консумативи, храна и подаръци. Всички плащания трябва да се проследяват в дневник, заедно с всички разписки за всяко изплащане.
Създайте колони в дневника за следните полета: Дата, Получател, Описание и Сума.
Вземете квитанцията за всяка покупка и пребройте точната сума на покупката, включително данъка обратно на служителя.
Попълнете всички полета в дневника и запазете разписката с дневника. Регистрирайте кредити, когато фондът се попълни.
Направете кръстосана проверка на квитанциите за всяка покупка с записите от регистъра в края на месеца.
Извадете общите месечни плащания от баланса на първия месец. Уверете се, че сумите съвпадат, или направете бележка и коригиращ запис, за да отчетете разликата.
