Изготвянето на преглед на изпълнението за служител изисква рецензентът да включи конкретна информация в писмен документ. Избягвайте да формулирате неясни или общи изявления и лични мнения, които не могат да бъдат обосновани. Като поддържа специален и ясен документ за преглед на изпълнението, той става полезен документ, който може да се съхранява в досието на служителите и да се споменава по време на следващия преглед.
Активно време
Писането в активно време е ключ към писането на преглед на изпълнението. Когато изброявате цели за предстоящия период на преглед, започнете всяка от тези цели с глагол. Тази формулировка призовава служителя да действа и му казва какво да прави. Някои ключови активни глаголи, които да се използват в прегледа на изпълнението, включват "пълни", "постигане" и "произвеждане". Според уебсайта на Американската асоциация за външна служба писането в активно време намалява риска от объркване в целите и задачите, написани в оценката на изпълнението.
Определете местоимения
Ако местоименията ще бъдат използвани в преглед на изпълнението, уверете се, че е ясно на кого или какво се отнася за местоимението. За да направите това, уверете се, че препращате към групата, лицето или задачата конкретно в началото на прегледа, и използвайте местоименията пестеливо, за да се върнете към него. Избягвайте да използвате множество местоимения в прегледа на ефективността, когато те могат да бъдат заменени от конкретни имена, групи или организации, които могат да изяснят прегледа.
Числа и показатели
Бъдете конкретни, когато посочвате цели. Бъдете конкретни и когато се отнасят до постиженията, постигнати през последния период на преглед. Когато е възможно, обърнете се към номерата. Не използвайте широки фрази като "над целта", без да определяте целта. Използването на точна цел прави прегледа ясен и конкретен и ограничава възможността за объркване, ако е посочен, когато служителят кандидатства за промоция или иска повишение. Посочете конкретни примери, когато предоставяте тези номера. Да се каже, че някой е изпълнявал "по-високо от очакваното ниво" е много по-малко точен от това, че тя "е превишила целта си за 20 доклада, завършени тази година с пет доклада, което е 25% над заявената цел".
Дати
Използвайте датите в прегледа на ефективността. Тези дати трябва да се отнасят до конкретни случаи през предходния период на преглед, когато давате на служителя си преглед, с конкретни примери за положително или отрицателно представяне. Когато поставяте цели, включете дата, към която целта трябва да бъде постигната. Ако трябва да приключи преди края на текущия период на преглед, включете датата, на която ще приключи текущият период на преглед. Това помага да се изяснят целите и да се направят конкретни.
