Предприятията, правителствените агенции и други организации възлагат DLN-и на важни документи като уникален идентификационен номер. Въпреки че DLN могат да бъдат използвани във всяка организация, те са особено често срещани във финансови организации като банки и данъчни агенции. Службата за вътрешни приходи разчита на DLN, за да следи данъчните декларации и много от нейните документи, включително решенията за освобождаване от данъци.
Номера на локатори на документи
Номерът на локатор на документ е многоцифрен номер, присвоен на конкретен документ, за да може документът да бъде лесно проследен обратно към първоначалния си източник. Всяка организация създава свой собствен протокол за DLN, но числата обикновено са точно форматирани. Например първите две цифри могат да показват източника на документа, следващите две цифри от типа на документа и други цифри могат да посочват датата на създаването, кодовете на категориите и други критични характеристики за документа.
DLN и данъчни облекчения
IRS използва DLNs за проследяване на писма за определяне и други документи, свързани с действия за освобождаване от данъци. Типичният данъчен документ съдържа няколко подробни идентификатори, като например идентификационен номер на работодателя за бизнес или социалноосигурителен номер за физическо лице, заедно с информация за името и адреса и мениджъра на случая в IRS. Той също така съдържа 14-цифрен номер на локатор на документ.
формат
DLN, използвани от данъчните служби за данъчни декларации и документи за освобождаване от данъци, съдържат 14 цифри, разделени на седем полета. Всяко поле има специално значение, което е полезно в административната система на IRS. Например, първото поле е с две цифри и представлява обработващия център на IRS, който обработва искането за освобождаване. Други полета включват кодове за данъчна класификация, код за дата и блок и сериен номер за идентифициране на подробностите за начина на обработка и предаване на документа.
Примери
Организации с нестопанска цел понякога публикуват писма за определяне на IRS, уточняващи статута на групата, освободен от данъци. Писмото съдържа DLN. IRS публикува своите процедурни ръководства за използване на DLN за управление на документи. Например, ръководството за "Процедури за автоматизирано обработване на освободени организации" инструктира потребителите да потърсят системата чрез DLN, идентификационен номер на работодателя или няколко други идентификатори.
