Вашата компания се е разширила и вече имате клиенти и бизнес партньори по целия свят. Преди да започнете да изпращате международни бизнес писма, научете повече за етикета, свързан с писането им. Когато бъдат написани по подходящ начин, вашите бизнес писма ще бъдат лесни за четене и няма да неволно да обиждат бизнес партньори от други страни.
Правилен формат на писмото
Въпреки че имате някои опции за формата на писмото си, блоковият формат е най-често използван за бизнес писма, според Purdue Writing Lab. Блокираният формат запазва всички редове на бизнес писмото, оправдано с ляво, с пълен празен ред между всяко абзац.
Елементи на бизнес писмо
Използвайте професионална структура за вашето международно бизнес писмо. Въведете адреса си в горната част на страницата, последван от датата. Под това въведете пълния адрес на съдружника, на когото изпращате писмото. Избягвайте да използвате "скъпо" като поздрав и вместо това въведете пълното име на сътрудника. За тялото на писмото три отделни параграфа осигуряват най-добрата четливост. Край на писмото с професионално затваряне, като "искрено" или "благодаря", последвано от пълното ви име.
Разговорни думи и жаргон
Избягвайте разговорите и жаргона в писмото си. Докато някой във вашия регион може да разбере избора ви на думи и фрази, това не е така за получателя на международни бизнес писма. Дори ако изпращате писмото си в англоговоряща страна, получателят може да не знае фрази като „като никой бизнес“ или „коса на кучето“. За да се уверите, че получателят разбира Вашето писмо и не е неволно обиден, прочетете и премахнете всички термини от жаргон.
Избор на език
Има възможност да напишете писмото си на друг език. Ако не владеете добре езика на получателя си, потърсете помощ от някой, който е. Накарайте я да прочете писмото ви и да поправи грешките си. Не само искате да звучи професионално във вашето писмо, но също така искате да избегнете нарушаването на получателя чрез случайно използване на обидна дума.
Дръжте го професионално
Въпреки че е приемливо да запазите един ред от първия си параграф за тялото, за да бъдете любезни, като например питате за семейството на получателя, най-добре е да запазите останалата част от писмото професионално. Вземете право до точката на писмото и избягвайте да ставате прекалено лични.
Международен бизнес жаргон
Използвайте международния бизнес жаргон, когато пишете писмото си, за да се уверите, че получателят разбира всичко, което предлагате. Думи като "износ", "субсидия", "полицентричен персонал" и "експозиция при превод" се разбират в международен план. Консултирайте се с международен бизнес речник, като например Глобалния речник на Edge за международните бизнес условия или речника на термините в международния бизнес на Wall Street Journal (вж. Ресурси).
