Бизнес писма са важна форма на комуникация, независимо от страната, в която работите, но Япония е превърнала практиката на писане на бизнес писмо в форма на изкуство. Писането на писмо в японския бизнес свят без ясно разбиране на културния протокол може неволно да усложни отношенията ви с въпросната компания. Ясно написано писмо, което показва чувствителност към други култури, ще говори високо за вашите усилия и вашата компания.
Откриване на коментари
Откриването на коментарите е много важно и надхвърля отварянето на „Скъпи господине!”, Което използваме в Америка. Като цяло, най-любезната форма на поздрав е “Хайкей”, еквивалентна на “Уважаеми”, но в много по-официална обстановка. В зависимост от състоянието на човека, на когото пишете, уместно е да използвате суфикса -san или -sama, въпреки че последният трябва да се използва само ако сте силно почитаеми към получателя. Малко по-малко официален поздрав е “Зеняку” (преведен “без коментар за отваряне”), но това се използва само когато писмото ще бъде много кратко и се третира като извинение за краткост.
Заключителни коментари
Заключителните коментари са, разбира се, също толкова важни, колкото и встъпителния коментар. Най-често свързваната дума с „Haikei“ е „Keigu“, която приблизително се превежда на английски „Искрено“. Жените понякога използват „Кашико”, тъй като е по-формално. Думата, свързана с “Зеняку”, е “Sousou”.
Реч на Кеиго
Японският език има различни окончания за думите с корен, всеки от които зависи от ситуацията и от кого говорите. Азиатските езици са уникални от своите западни колеги в използването на кеиго, или почетна реч, за да изразят уважение към другата страна. В тези случаи краищата на думите ще се различават, като например използването на -desu, вместо по-случайната -da. Етикетът на бизнес писмото налага да се опитате да използвате възможно най-високата, най-любезната форма в дадена ситуация от уважение към получателя.
Фрази на акциите
В Америка обикновено се избягват фрази за запаси, но в Япония те всъщност се очакват. Казвайки нещо като „Как сте?“ Може да звучи като лоша идея за бизнес писмо, но дори и да пишете на вицепрезидента по маркетинг в голяма компания, питането за здравето или семейството на получателя се счита за любезен и внимателен жест. Само не забравяйте да използвате любезната езикова форма по всяко време, дори когато говорите за времето.
Meshi
Меши е японска визитна картичка и нещо подобно на значка на честта в света на японския човек. Целият ритуал го следва, включващ акта на получаване на картата с двете си ръце, а получателят се очаква да пази картата на масата по време на срещата. В бизнес писмо, ако никога преди не сте срещали получателя, е любезно да включите meshi с писмото. Това не е необходимо, ако преди сте срещали получателя на писмото.
