Задълженията към малък офис са текущи пасиви, съставени от дългови задължения, които трябва да бъдат платени в рамките на следващите 12 месеца. Важно е документите, подкрепящи тези дългови позиции, да бъдат организирани така, че плащанията по тези задължения да се извършват навреме. Своевременното плащане на задължения по сметки поддържа кредитния рейтинг на организацията и осигурява добри и стабилни отношения с кредиторите и доставчиците.
Съпоставете получените фактури с тяхната поръчка за доставка и документ за получаване или приключване на услугата. Валидна и платима фактура съществува, когато е създадена одобрена поръчка за покупка и са получени елементи от поръчката или услугите са завършени. Създавайте папки по име на доставчик, за да държите несравними поръчки за покупка, получавате документи и друга поддържаща документация.
Файловете трябва да бъдат документирани по дата на плащане. След като фактурите са съпоставени с оправдателните документи, проверете датата на падежа и определете датата на плащане за фактурата. Организирайте фактурите в папки, които представляват всеки ден от месеца. Когато определите датата на плащане за фактурата, подайте я под този ден. Папка за акордеон, която не заема много място, може да се използва за съхраняване на документите; всеки раздел може да представлява ден от месеца. Ако акордеонната папка е твърде малка, обмислете използването на висящи файлове, които осигуряват повече място за документи. Задайте само деня от месеца за всяка папка или файл; когато изтече текущият месец, можете да ги използвате повторно за следващия месец.
Включете в дневния си график преглед на файла на платежните сметки за този ден. Ако по този ден са подадени фактури, издайте плащане за фактурата и го маркирайте като платен. Фактурата трябва да отбелязва датата на плащане, номера на чека или идентификационния номер на транзакцията, ако се заплаща по електронен път, платената сума и идентификацията на лицето, което е извършило плащането.
Файл с платена фактура в файлове, създадени за всеки продавач или кредитор. Досието на продавача трябва да съдържа всички платени фактури от началото на счетоводния или 12-месечния период. Документите в този файл поддържат плащанията, направени на продавача. Ако възникне проблем при плащане или плащането на искове на продавача не е получено, тази документация може да предостави подкрепа за това, кога е извършено плащането и за елементите, които са платени или не са платени.
